Báo cáo Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành các thiết bị máy tính

Nội dung text: Báo cáo Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành các thiết bị máy tính

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ====== BÁO CÁO BẬP LỚN MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ MÁY TÍNH Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Sinh viên : NgôMinh Long Vũ Hoài Nam Nguyễn Thị Thùy Liên Lê Thị Nga Lớp : CT701 Hải Phòng Ngày: 20 - 05 - 2006
2. MỤC LỤC NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1 BÁO CÁO BẬP LỚN MÔN: 1 Địa Chỉ: 15 Đội Cung- Thành Phố Thanh Hóa 2 I.PHÁT BIỂU BÀI TOÁN 2 III.THIẾT LẬP BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH 7 Trả tiền 7 Biên lai thu tiền 7 Yêu cầu BHTB 7 Bàn giao TB 7 IV.LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 8
3. HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ MÁY TÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯXÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP NAM LONG Địa Chỉ: 15 Đội Cung- Thành Phố Thanh Hóa 28 Nguyễn Trãi-Thành Phố Thanh Hóa I.PHÁT BIỂU BÀI TOÁN Một công ty mua,bán và bảo hành thiết bị máy tính được chia làm ba bộ phận với những nhiệm vụ khác nhau:Bộ phận bán hàng, bộ phận bảo hành lắp ráp và bộ phận kho hàng Khi có yêu cầu nhập thiết bị công ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các thông tin chi tiết về t.bị và gửi đến cho nhà cung cấp.Nhà cung cấp sẽ gửi đơn chào hàng chi tiết các t.bị bao gồm các thông tin như: tên, loại t.bị .Qua đơn chào hàng của nhà cung cấp thì công ty sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho nhà cung cấp,để đáp ứng nhu cầu nhập t.bị của công ty nhà cung cấp sẽ chuyển thiết bị cho công ty theo hợp đồng mua,bán hàng hóa và biên lai bàn giao t.bị(kiêm hóa đơn thanh toán tiền t.bị).Trước khi nhập hàng vào kho thì công ty sẽ kiểm tra xem đã đủ t.bị chưa theo biên bản bàn giao t.bị mà nhà cung cấp gửi đến,đồng thời công ty sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ chi và sổ kho. Khi khách có nhu cầu mua thiết bị sẽ lập phiếu yêu cầu với công ty,để đáp ứng yêu cầu của khách bộ phận bán hàng sẽ đưa ra bảng báo giá máy tính cho khách.Nếu khách hàng đồng ý mua thì làm đơn đặt hàng với công ty.Sau đó công ty sẽ tiến hành bàn giao t.bị cho khách thông qua phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao thiết bị và gửi đến khách hàng hóa đơn thanh toán.Khi khách đã thanh toán tiền thiết bị thì công ty sẽ lập biên lai thu tiền cho khách đồng thời sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ thu & sổ kho. Khi khách có yêu cầu về bảo hành t.bị thì công ty sẽ nhận t. bị cần bảo hành thông qua biên lai nhận t.bị bảo hành.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu còn hạn bảo hành thì sửa chữa theo bảo hành,còn nếu phiếu bảo hành đã hết hạn thì kèm theo hóa đơn thanh toán tiền sửa chữa khi gửi lại t.bị cho khách thông qua biên lai trả t.bị.Đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ bảo hành. Sau một khoảng thời gian nhất định các bộ phận sẽ tổng hợp thông tin mua,bán,bảo hành và các thông tin khác để lập báo cáo lên lãnh đạo công ty.
4. Các hồ sơ dữ liệu
5. II.BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG,TÁC NHÂN VÀ HỒ SƠ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Ghi phiếu yêu cầu nhập Bộ phận bán hàng Tác nhân thiết bị Phiếu yêu cầu Hồ sơ dữ liệu Gửi đơn chào hàng cho Nhà cung cấp Tác nhân công ty Gửi đơn đặt mua thiết bị Nhà cung cấp Tác nhân cho nhà cung cấp Đơn đặt mua thiết bị Hồ sơ dữ liệu Lập hợp đồng mua bán Hợp đồng mua bán thiết Hồ sơ dữ liệu thiết bị bị Biên bản bàn giao thiết Biên bản bàn giao t. bị Hồ sơ dữ liệu bị(kiêm hóa đơn thanh toán tiền t.bị) Bộ phận kho Tác nhân Kiểm tra t.bị đưa đến Biên bán bàn giao t.bị Hồ sơ dữ liệu Ghi sổ chi Sổ chi Hồ sơ dữ liệu Ghi sổ kho Sổ kho Hồ sơ dữ liệu Đưa ra báng báo giá máy Bảng báo giá máy tính Hồ sơ dữ liệu tính cho khách Khách hàng Tác nhân Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Hồ sơ dữ liệu Ghi phiếu bảo hành kiêm Phiếu bảo hành kiêm Hồ sơ dữ liệu phiếu bàn giao thiết bị phiếu bàn giao Ghi hóa đơn thanh toán Hóa đơn thanh toán Hồ sơ dữ liệu Lập biên lai thu tiền Biên lai thu tiền Hồ sơ dữ liệu Ghi sổ thu Sổ thu Hồ sơ dữ liệu Ghi biên lai nhận thiết bị Biên lai nhận thiết bị bảo Hồ sơ dữ liệu bảo hành hành Kiểm tra phiếu bảo hành Phiếu bảo hành Hồ sơ dữ liệu Ghi biên lai trả thiết bị Bộ phận bảo hành Tác nhân bảo hành Biên lai trả thiết bị bảo Hồ sơ dữ liệu Lập hóa đơn thanh toán hành nếu hết hạn bảo hành Hóa đơn thanh toán Hồ sơ dữ liệu Lập báo cáo Ban lãnh đạo Tác nhân
6. III.THIẾT LẬP BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH Trả tiền Biên lai thu tiền 0 Yêu cầu mua TB Phiếu yêu cầu nhập thiết bị Khách Hàng Bảng báo giá MT Hệ thống Đơn chào hàng Nhà Cung Cấp Yêu cầu BHTB quản lý Biên lai nhận TBBH mua,bán và Đơn đặt hàng bảo hành Biên bản bàn giao TB Đơn đặt mua TB thiết bị máy Bàn giao TB tính Yêu cầu báo cáo Báo cáo Ban lãnh đạo
7. IV.LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG Quản lý mua,bán& bảo hành thiết bị máy vi tính 1.Nhập thiết bị 2.Bán thiết bị 3.Bảo hành 4.Báo cáo 1.1Ghi phiếu Y/c 2.1Đưa ra bảng 3.1Ghi biên lai 4.1Lập báo nhập thiết bị báo giá T.bị nhận T.bị bảo cáo hành 1.2Gửi đơn đặt 2.2Lập đơn mua mua T.bị T.bị 3.2Kiểm tra phiếu bảo hành 1.3Lập hợp đồng 2.3Ghi phiếu bảo mua bán T.bị hành (kiêm phiếu 3.3Ghi biên lai bàn giao T.bị) trả T.bị bảo hành 1.4Ghi biên bản bàn giaoT.bị(kiêm 3.4 Ghi hóa đơn 2.4Ghi sổ kho hóađơnthanhtoán) thanh toán nếu T.bị hết hạn bảo hành 1.5Ghi sổ chi 2.5Lập hóa đơn thanh toán 3.5 Ghi sổ bảo 1.6 kiểm tra đơn hành hàng 2.6Lập biên lai thu tiền 1.7Ghi sổ kho 2.7 Ghi sổ thu V.MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ:
8. (1.1)Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị:Khi công ty muốn nhập thiết bị nào thì bộ phận kho hàng sẽ ghi phiếu yêu cầu và đưa lên ban lãnh đạo của công ty để duyệt (1.2)Gửi đơn đặt mua thiết bị:Sau khi xem xét phiếu yêu cầu mà bộ phận kho hàng đưa lên ban lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để lập ra đơn đặt hàng và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp (1.3)Lập hợp đồng mua bán thiết bị:Nhà cung cấp sẽ lập ra hợp đồng mua,bán thiết bị khi có đơn đặt hàng của công ty gửi đến (1.4)Ghi biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán):Nhà cung cấp đưa số lượng,giá tiền của mỗi thiết bị mà công ty yêu cầu mua và tổng số tiền mà công ty phải trả cho nhà cung cấp (1.5)Ghi sổ chi:Công ty sẽ ghi số lượng và giá nhập t.bị vào sổ chi (1.6)Kiểm tra đơn hàng:Khi nhà cung cấp giao thiết bị thì bộ phận kho hàng sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hàng hay không,nếu không đủ thì công ty sẽ không nhận hàng ngược lại thì công ty sẽ nhận hàng (1.7)Ghi sổ kho:ghi các thông tin về các t.bị có trong kho của c.ty. (2.1)Đưa ra bảng báo giá thiết bị:Công ty sẽ đưa ra bảng giá của từng thiết bị khi khách có yêu cầu mua (2.2)Lập đơn mua thiết bị:Sau khi xem bảng báo giá nếu khách hàng có nhu cầu mua thiết bị thì công ty sẽ đưa ra phiếu mua thiết bị cho khách và khách hàng sẽ ghi những thiết bị cần mua vào đó và gửi tới bộ phận bán hàng của công ty (2.3)Ghi phiếu bảo hành(kiêm phiếu bàn giao thiết bị):Công ty sẽ đưa ra đầy đủ thời gian bảo hành của từng thiết bị mà khách đã mua. (2.4)Ghi sổ kho:ghi những thiết bị đã được xuất cho khách. (2.5)Lập hóa đơn thanh toán:Công ty đưa ra giá của từng thiết bị mà khách đã mua và tổng số tiền mà khách phải trả (2.6)Lập biên lai thu tiền:Sau khi khách hàng đã thanh toán tiền thì công ty sẽ đưa biên lai thanh toán tiền đó cho khách (2.7)Ghi sổ thu:Sau một ngày bộ phận bán hàng sẽ ghi lại số lượng và số tiền bán thiết bị vào sổ thu của công ty (3.1)Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành:Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị thì công ty sẽ ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành và đưa cho khách (3.2)Kiểm tra phiếu bảo hành:Bộ phận bảo hành sẽ kiểm tra xem phiếu bảo hành còn có hạn hay không
9. (3.3)Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành:Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành thì công ty sẽ ghi biên lai trả thiết bị bảo hành cho khách (3.4)Ghi hóa đơn thanh toán nếu thiết bị hết hạn bảo hành:Đưa cho khách hóa đơn thanh toán tiền nếu thiết bị đã hết hạn bảo hành (3.5)Ghi sổ bảo hành:Bộ phận bán hàng lưu biên lai nhận,biên lai trả và hóa đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành vào sổ bảo hành (4.1)Lập báo cáo:Sau một khoảng thời gian nhất định thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu lập báo cáo về tình hình nhập,bán và bảo hành thiết bị của công ty VI.LIỆT KÊ CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG D1.Phiếu yêu cầu D2.Đơn chào hàng D3.Đơn đặt mua thiết bị. D4.Hợp đồng mua bán thiết bị. D5.Biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán) D6.Sổ chi D7.Bảng báo giá t.bị D8.Đơn đặt mua thiết bị của khách D9.Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng D10.Hóa đơn thanh toán D11.Biên lai thu tiền D12.Sổ thu D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành D14.Biên lai trả thiết bị bảo hành D15.Sổ bảo hành D16.Hóa đơn thanh toán tiền TBBH D17.Sổ kho D18.Báo cáo VII.LẬP MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG Các thực thể
10. D1.Phiếu yêu cầu D2.Đơn chào hàng D3.Đơn đặt mua t.bị D4.Hợp đồng mua bán t.bị D5.Biên bản bàn giao t.bị ( hóa đơn thanh toán) D6.Sổ chi D7.Bảng báo giá t.bị D8.Đơn đặt mua thiết bị của khách D9.Phiếu bảo hànhphiếu bàn giao t.bị D10.Hóa đơn thanh toán` D11.Biên lai thu tiền D12.Sổ thu D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành D14.Biên lai trả t.bị bảo hành D15.Sổ bảo hành D16.Hóa đơn thanh toán tiền TBBH D17.Sổ kho D18.Báo cáo Các chức D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D D16 D D năng 15 17 18 nghiệp vụ 1.Nhập t.bị C R C C C U U 2.Bán thiết bị R C C C C U U 3.Bảo hành C C U C 4.Báo cáo R R R C VIII.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0 D7 Bảng báo giá t.bị D8 Đơn đặt mua T.bị của khách
11. D1 Phiếu yêu cầu D5 Biên bản bàn giao t.bị(kiêm HĐ thanh toán) Phiếu bảo hành (Kiêm phiếu bàn giao t.bị ) D3 Đơn đặt mua T.bị y/c mua t.bị Khách Phiếu Y/c nhập t.bị 2.0 Bảng báo giá Đơn chào hàng 1.0 Bán t.bị hàng Nhập D4 Hợp đồng mua t.bị Đ Đơn đặt mua T.bị Nhà CC T.bị bán t.bị y/c thanh toán Đơn đặt hàng Biên lai thu tiền Biên bản bàn giao t.bị D11 Hóa đơn thanh toán (kiêm hóa đơn thanh toán) D12 Biên lai thu tiền D6 Sổ chi D9 Phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn D17 Sổ kho D10 Sổ thu giao t.bị ) D18 Báo cáo 3.0 Y/c bảo hành Bảo Bảo hành 4.0 Y/c thanh toán nếu hết D15 Sổ bảo hành hành Báo BH hạn BH cáo Thanh toán D13 Biên lai nhận D14 Biên lai trả TBBH Y/c báo cáo Báo cáo TBBH D16 Hóa đơn thanh Ban lãnh toán TBBH đạo IX-BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “1.0.Nhập thiết bị” D3 Đơn đặt mua TB
12. Đơn đặt mua hàng D2 Đơn chào hàng 1.1 1.2 Ghi Gửi phiếu đơn Y/c Chọn t.bị cần đặt Nhà CC y/c nhập t.bị nhập n nhập mua Đơn chào hàng t.bị t.bị D1 Phiếu yêu cầu 1.3 1.4 Lập hợp đồng Đưa Ghi ra hợp biên D4 Hợp đồng bản D5 Biên bản đồng Mua,ban bàn giao TB mua TB bàn bán giao t.bị t.bị Hóa đơn thanh toán 1.5 1.6 Ghi Kiểm Sổ chi D6 sổ chi tra 1.7 đơn Ghi hàng sổ kho D12 Sổ kho X.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “2.0 Bán thiết bị” Đơn đặt hàng
13. Phiếu yêu cầu Khách mua TB 2.1 2.2 hàng Bảng báo giá D7 Bảng báo D8 Đơn đặt Đưa ra giá TB Lập đơn mua TB bảng mua TB của khách báo giá Phiếu TB bảo hành Thời được mua gian bảo hành các TB Các thiết bị được mua 2.3 Ghi phiếu 2.4 bảo hành kiêm Số lượng phiếu bàn D9 Phiếu bảo hành Ghi sổ D17 Sổ kho và giao kiêm thiếu bàn kho đơn giao hành giá nhập TB 2.7 2.5 2.6 Thanh toán tiền Ghi số lượng và đơn giá của các Ghi sổ Lập hóa Lập biên TB thiết bị đã được bán thu đơn lai thu thanh tiền toán D10 Hóa đơn thanh D11 Biên lai thu D12 Sổ thu toán tiền Biên lai thu tiền XI.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “3.0 Bảo hành” Khách hàng
14. 3.1 3.2 Yêu cầu bảo hành D9 Phiếu bảo hành Ghi biên Phiếu bảo hành Kiểm tra kiêm phiếu bàn Biên lai nhận TB lai nhận phiếu bảo giao hàng bảo hành TB bảo hành hành Hết Biên hạn lai bảo trả hành TB D13 Biên lai nhận TB bảo bảo hành hành 3.4 3.3 Ghi hóa đơn Ghi biên D14 Biên lai trả thanh toán lai trả TB bảo hành nếu TB hết TB bảo hạn bảo hành hành Hóa đơn thanh toán bảo hành D16 Hóa đơn thanh toán tiền TB bảo hành 3.5 Lưu Ghi sổ bảo D15 Sổ thu hành