Tiểu luận Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - Đề xuất hướng hoàn thiện

Nội dung text: Tiểu luận Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - Đề xuất hướng hoàn thiện

1. HỌC VIỆN TƢ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN II CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ NGHỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện. Họ và tên: Nguyễn Văn Trung. Sinh ngày: 22 tháng 9 năm 1991. Số báo danh: 254. Lớp: Công chứng, khóa 23A (Buổi tối). Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 9 năm 2020.
2. MỤC LỤC I. Phần mở đầu 1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu. 3. Đối tượng nghiên cứu. 4. Giới hạn phạm vi nghiên cưu và phương pháp nghiên cứu. 5. Bố cục của bài báo cáo. II. Phần nội dung Chƣơng 1. Lý luận chung về chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký 1.1. Lý luận chung về chứng thực bản sao từ bản chính. 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến công tác chứng thực bản sao từ bản chính. 1.1.2. Các loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. 1.2. Lý luận chung về chứng thực chữ ký. 1.2.1. Khái niệm về chứng thực chữ ký. 1.2.2. Trường hợp không được chứng thực chữ ký. 1.3. Quy trình chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký. 1.3.1. Quy trình chứng thực bản sao. 1.3.2. Quy trình chứng thực chữ ký.
3. Chƣơng 2. Thực tiễn áp dụng, nguyên nhân, giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam về chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký 2.1. Thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký 2.1.1. Thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. 2.1.2. Thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực chữ ký. 2.2. Nguyên nhân, giải pháp và hƣớng hoàn thiện pháp luật Việt Nam về chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. 2.2.1. Nguyên nhân tồn tại bất cập trong công tác chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. 2.2.2. Giải pháp và hướng hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. III. Phần kết luận IV. Danh mục tài liệu tham khảo V. Phụ lục
4. 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Nếu như công chứng là việc của Công chứng viên của một tổ chứng hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng1. Bên cạnh lĩnh vực công chứng, công tác chứng thực cũng là một lĩnh vực quan trọng không kém cạnh. Minh chứng trong vài năm trở lại đây, nhu cầu về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của người dân là rất lớn. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác chứng thực, cũng như đảm bảo công tác chứng thực được vận hành theo khuôn khổ, ngày 18 tháng 5 năm 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ sau khoảng thời gian triển khai thực hiện vẫn bộc lộ khá nhiều hạn chế, cũng như chưa đủ sức đáp ứng kip thời nhu cầu chứng thực của người dân khi chỉ quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của Phòng Tư pháp cấp Huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và Cơ quan quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài2. Để góp phần đáp ứng nhu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký của người dân, cũng như giảm tải áp lực của cơ quan nhà nước trong công tác chứng thực, ngày 16 tháng 02 năm 2015, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ là một bước tiến trong công tác chứng thực khi mạnh dạn trao thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực cho các Công chứng viên tại các Tổ 1 Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014. 2 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ.
5. 2 chức hành nghề công chứng3. Tuy nhiên, bên cạnh các mặt giải quyết được thì sau gần 05 năm triển khai thực hiện trên thực tế Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Bản thân nhận thức được tầm quan trọng của của công tác chứng thực trong xã hội hiện tại, cũng như nhằm phân tích các căn cứ pháp lý trong quy trình chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, tôi quyết định bắt tay nghiên cứu và viết báo cáo với nội dung chuyên đề “Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện”. 2. Mục đích nghiên cứu Bài cáo cáo sẽ được tác giả phân tích với mục đích vạch ra các quy định pháp luật Việt Nam về công tác chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký. Mục tiêu tiếp theo mà bài báo cáo hướng đến chính là phân tích thực trạng áp dụng pháp luật đối với công tác chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, xác định nguyên nhân tồn tại từ đó làm cơ sở đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật đối với công tác chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký. 3. Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài báo cáo sẽ tập trung phân tích đối tượng là quy trình chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật Việt Nam. Thực tiễn áp dụng pháp luật cũng như những tồn tại hạn chế và hướng hoàn thiện pháp luật Việt Nam về công tác chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký. 4. Giới hạn phạm vi nghiên cứu và phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài Đề tài báo cáo sẽ được tác giả phân tích quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do Công chứng viên thực hiện được giới hạn bởi những quy định của pháp luật Việt Nam, thực tiễn áp dụng, nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam. 3 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 24 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ.
6. 3 Đề tài báo cáo trước hết sẽ được tác giả sử dụng biện pháp phân tích quy định pháp luật Việt Nam. Sau đó bằng các phương pháp như tổng hợp, so sánh, đối chiếu tác giả sẽ làm rõ những nội dung mà bài báo cáo cần phân tích. 5. Bố cục của bài báo cáo Bài báo cáo học phần công chứng hai với đề tài: “Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện” bao gồm phần mở đầu, nội dung, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo. Phần nội dung được bố cục thành hai chương và có kết luận của từng chương.  Chương 1. Lý luận chung về chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký.  Chương 2. Thực tiễn áp dụng, nguyên nhân, giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam về chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký.
7. 4 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHỨNG THỰC BẢN SAO VÀ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 1.1. Lý luận chung về chứng thực bản sao từ bản chính 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến công tác chứng thực bản sao từ bản chính  Khái niệm về chứng thực Nhìn từ lịch sử về quy định về công tác công chứng thì chỉ có Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ là có định nghĩa về thuật ngữ chứng thực là, theo đó chứng thực được hiểu là “việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”4. Tuy nhiên, đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành thì chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thuật ngữ chứng thực. Tuy nhiên, nếu đối chiếu theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ có quy định về các thuật ngữ về “chứng thực bản sao từ bản chính”, “ chứng thực chữ ký”, “ chứng thực hợp đồng giao dịch”. Như vậy, thuật ngữ “Chứng thực” có thể được hiểu là một hoạt động của cơ quan, tổ chức được pháp luật trao quyền thực hiện nhiệm vụ để chứng nhận tính xác thực của một loại văn bản, giấy tờ là đúng với bản chính, chữ ký của người ký trong văn bản, giấy tờ hoặc chứng nhận tính xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, năng lực hành vi dân sự, ý chí của các bên tham gia hợp đồng giao dịch.  Khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, có quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản 4 Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ.
8. 5 chính”. Muốn hiểu được khái niệm này, chúng ta phải làm rõ thuật ngữ “bản sao” và “ bản chính”. Theo đó, bản sao được hiểu là “bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”5. Như vậy, theo quy định kể trên thì bản sao được khái niệm theo hình thức liệt kê, cụ thể gồm hai loại: bản sao là bản được chụp từ bản chính hoặc là bản được đánh máy một cách chính xác và đầy đủ từ sổ gốc. Bản chính được hiểu là “những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”6. Như vậy, để được xem là bản chính trước phải được thể hiện bằng hình thức là giấy tờ, văn bản, thứ hai giấy tờ văn bản này phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc do cá nhân tự lập và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. 1.1.2. Các loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao Như đã phân tích về thuật ngữ chứng thực bản sao từ bản chính tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ thì bản chính các loại văn bản, giấy tờ là cơ sở để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, không phải bất kỳ bản chính của các loại văn bản, giấy tờ nào cũng làm cơ sở để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực bản sao. Theo đó, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ có quy định một số loại giấy tờ, văn bản không được làm cơ sở để chứng thực bản sao. Cụ thể như sau: -Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sữa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. Về nguyên tắc bản chính là những loại giấy tờ, văn bản cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc là các giấy tờ, văn bản do cá nhân lập nhưng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Như vậy, các loại văn bản, 5 Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. 6 Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ.
9. 6 giấy tờ được xem là bản chính thì tất yếu văn bản, giấy tờ đó đã được cơ quan, tổ chức kiểm duyệt, xác nhận từ hình thức đến nội dung của văn bản, việc sữa chữa, tẩy xóa, thêm, bớt nội dung khác phải được thực hiện theo đúng trình tự và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, việc tự ý sữa chữa, tầy xóa, thêm bớt một cách tùy tiện thì các giấy tờ, văn bản đó không còn đúng bản chất của bản chính. Đó là nguyên nhân dẫn đến việc các loại văn bản, giấy tờ này không đủ cơ sở để các cơ quan, tổ chức thực hiện sao y bản chính. - Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Về nguyên tắc “Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực ”7. Việc yêu cầu chứng thực đối với bản chính các loại văn bản, giấy tờ hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì không thể hiện được mục đích của việc chứng thực bản sao từ bản chính, do đó chúng không thể trở thành đối tượng làm căn cứ chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong trường hợp này Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ chỉ dừng lại ở mức định tính, nghĩa là việc xác định như thế nào là hư hỏng, củ nát, không xác định nội dung sẽ phụ thuộc phần nhiều vào đánh giá chủ quan của người chứng thực. - Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức của cơ quan có thẩm quyền hoặc không có dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp. Gía trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính “ có giá trị sử dụng thay cho bản chính ”8. Như vậy, bản chất của bản sao là việc nhân bản một cách chính xác bản chính và được dùng thay cho bản chính trong một số trường hợp cụ thể, tuy nhiên điều này lại hoàn toàn trái ngược với bản chất của văn bản mật. Theo đó, văn bản mật được phân loại theo từng lĩnh vực9 và 7 Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. 8 Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. 9 Điều 7 Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước năm 2018.
10. 7 được phân loại theo các chế độ “Tuyệt mật, tối mật và mật”10. Do tính chất của văn bản mật nên chúng được quản lý rất chặt chẽ, chỉ có cơ quan, đơn vị mà pháp luật cho phép tiếp cận mới có quyền sử dụng. Do đó, chúng không được tùy tiện sử dụng một cách rộng rãi như các văn bản, giấy tờ khác, vậy nên các văn bản mật và văn bản không được sao chụp không thuộc đối tượng được dùng làm căn cứ để sao y bản chính. Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động, chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Thứ năm, bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này. Tuy nhiên, có một số loại văn bản, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp như: “hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính ”11. - Thứ sáu, giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Về nội dung này hoàn toàn phù hợp với bản chất của định nghĩa về bản chính được quy định tại Khoản 5 Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. Do đó, các giấy tờ này không được xem là bản chính để làm cơ sở chứng thực bản sao theo quy định. 1.2. Lý luận về chứng thực chữ ký 1.2.1. Khái niệm về chứng thực chữ ký Căn cứ tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về thuật ngữ chứng thực chữ ký, cụ thể như sau: “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy 10 Điều 8 Luật Bào vệ Bí mật Nhà nước năm 2018. 11 Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ Tư pháp.