›

Đồ án Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng hóa xuất nhập khẩu tai Công ty trách nhiệm hữu hạn Schenker Việt Nam

docx 107 trang tranphuong11 27/01/2022 6262
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đồ án Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng hóa xuất nhập khẩu tai Công ty trách nhiệm hữu hạn Schenker Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docxdo_an_to_chuc_thuc_hien_dich_vu_logistics_hang_hoa_xuat_nhap.docx

Nội dung text: Đồ án Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng hóa xuất nhập khẩu tai Công ty trách nhiệm hữu hạn Schenker Việt Nam

  1. LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp này trong khoảng thời gian còn hạn chế, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy Nguyễn Hữu Hùng, người đã tận tình hướng dẫn chúng em trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó chúng em xin gửi lời cảm ơn đến công ty TNHH Schenker Việt Nam đã tạo điều kiện cho chúng em được học hỏi, trau dồi kiến thức kỹ năng chuyên môn. Đặc biệt chúng em cám ơn Trưởng phòng hàng nhập biển tại Schenker Hải Phòng chị Phạm Thúy Mai và chị Phùng Thị Thảo người đã trực tiếp chỉ dạy chúng em từ những hiểu biết ban đầu về nghiệp vụ cũng như những lô hàng cụ thể được Schenker phụ trách. Qua đây chúng em cũng xin cảm ơn trường Đại học Hàng Hải Việt Nam đã giao cho chúng em nhiệm vụ cao đẹp này để chúng em có thể hoàn thiện bản thân hơn thông qua đồ án tốt nghiệp này. Những lời trên đây cũng như tâm tư chúng em mong muốn được gửi đến nhà trường, đến thầy, đến anh chị công ty. Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 15 tháng 5 năm 2017 Nhóm sinh viên thực hiện Hoàng Thị Thơ Ngô Thị Trang Đồng Thị Phương Thảo i
  2. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bản khóa luận này là công trình nghiên cứu riêng của cá nhân tôi. Các số liệu, kết quả đưa ra trong khóa luận là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. ii
  3. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÍ LUẬN 1 1.1 Lí thuyết về logistics và giao nhận 1 1.2 Tìm hiểu chung về hoạt động nhập khẩu 2 1.2.1 Khái niệm về hoạt động nhập khẩu 2 1.2.2 Vai trò của hoạt động nhập khẩu 2 1.2.3 Các hình thức nhập khẩu 3 1.2.4 Các chứng từ cần thiết trong hoạt động nhập khẩu 4 1.2.4.2 Chứng từ vận tải 5 1.2.4.3 Chứng từ về bảo hiểm 6 1.2.4.4 Chứng từ về hải quan 6 1.3 Tìm hiểu chung về hoạt động xuất khẩu 6 1.3.1 Khái niệm 6 1.3.2 Vai trò của hoạt động xuất khẩu 7 1.3.3 Các hình thức xuất khẩu 8 1.3.4 Các chứng từ cần có trong hoạt động xuất khẩu 10 1.4 Tìm hiểu chung về thủ tục hải quan xuất nhập khẩu 11 1.4.1 Cơ sở lý luận về thủ tục hải quan điện tử 11 1.4.2 Cơ sở lý thuyết chung về thủ tục hải quan điện tử 13 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS HÀNG TẤM TẢN NHIỆT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM 16 2.1 Khái quát về công ty TNHH Schenker Việt Nam 16 2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty 16 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Schenker Việt Nam 16 2.1.3 Nhiệm vụ mục tiêu và phạm vi hoạt động 17 2.1.4 Chức năng các phòng ban 19 2.1.5 Tình hình nhân sự 21 2.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật 21 iii
  4. 2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây 22 2.2 Tổ chức hoạt động logistics cho lô hàng tấm tản nhiệt tại Công Ty TNHH Schenker Việt Nam 24 2.2.1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam 24 2.2.2 Hợp đồng kinh tế giữa Schenker Việt Nam và General Electric Renewable Energy 27 2.2.3 Đặc tính vận tải của hàng hóa 27 2.2.4 Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng nhập khẩu cho lô hàng tấm tản nhiệt 31 2.2.5 Dự tính hiệu quả thực hiện hợp đồng 48 2.2.6 Đánh giá khó khăn thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng 52 2.2.7 Đề xuất một số giải pháp 54 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS HÀNG TẤM QUANG ĐIỆN MẶT TRỜI XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM 58 3.1 Tìm hiểu quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu chung tại công ty TNHH Schenker Việt Nam chi nhánh Hải Phòng 58 3.2 Quy trình xuất khẩu cho lô hàng tấm quang điện mặt trời tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hải Phòng 64 3.2.1 Thông tin về hàng hóa 64 3.2.2 Quy trình xuất khẩu cho lô hàng tấm quang điện mặt trời tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hải Phòng 67 3.2.3 Một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện lô hàng 88 3.2.4 Đề xuất một số giải pháp 89 3.3 Đánh giá thực hiện hợp đồng 92 3.3.1 Chi phí quản lý 92 3.3.2 Chi phí dịch vụ giao nhận 92 3.3.3 Các khoản chi hộ khách hàng 93 KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96 iv
  5. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU B/L Bill of Lading HB/L House Bill MB/L Master Bill EMNF E-Manifest ETA Estimated Time of Arrival v
  6. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng Nội dung Trang 2.1 Trách nhiệm của các bộ phận trong Công ty TNHH Schenker Việt 20 Nam 2.2 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014-2016 22 2.3 Doanh thu từ nhập khẩu tấm tản nhiệt 49 2.4 Chi phí cho hoạt động nhập khẩu tấm tản nhiệt 52 3.1 Thông số kỹ thuật của tấm quang điện mặt trời 66 3.2 Dự tính chi phí cho lô hàng xuất khẩu tấm quang điện mặt trời 67 3.3 Danh sách số container và số chì 71 3.4 Thông tin nhập dữ liệu đơn giá của các mặt hàng xuất khẩu 79 3.5 Chi phí quản lý tháng 04/2017 91 3.6 Chi phí dịch vụ giao nhận tháng 04/2017 91 3.7 Các khoản chi hộ khách hàng tháng 04/2017 92 3.8 Tổng quát tình hình tài chính tài chính thực hiện lô hàng xuất 94 khẩu tại công ty TNHH Schenker vi
  7. DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Nội dung Trang 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Schenker Việt Nam 19 2.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Schenker 24 Việt Nam 2.3 Quy trình thông quan hàng nhập khẩu 35 3.1 Quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu tại công ty TNHH 58 Schenker Việt Nam chi nhánh Hải Phòng 3.2 Quy trình nhận và xử lý thông tin từ người nhập khẩu 59 3.3 Quy trình thực hiện lô hàng xuất khẩu tấm quang điện mặt 68 trời tại công ty TNHH Schenker Việt Nam 3.4 Quy trình thông quan hàng xuất khẩu 72 vii
  8. DANH MỤC CÁC HÌNH Hình Nội dung Trang 2.1 Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam 18 2.2 Nguyên lý làm việc của hệ thống làm mát 28 2.3 Cấu tạo cơ bản của một hệ thống làm mát 28 2.4 Các dạng cấu trúc của tấm tản nhiệt 29 2.5 Tấm tản nhiệt chứa trong kiện gỗ 30 2.6 Xếp hàng vào container 30 2.7 Các phương pháp chằng buộc hàng kiện trong container 31 Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập 2.8 36 khẩu (IDA)” 2.9 Thông tin cơ bản của tờ khai nhập khẩu 37 2.10 Tờ khai nhập khẩu 37 2.11 Đơn vị xuất nhập khẩu 38 2.12 Thông tin vận đơn 39 2.13 Hóa đơn thương mại 40 2.14 Hóa đơn thương mại 40 2.15 Thông tin hàng hóa 41 2.16 Nhập mã Pin của chữ kí số 42 2.17 Thông tin tờ khai nhập khẩu đã đăng kí 42 2.18 Kết quả đăng kí tờ khai chính thức 43 2.19 Kết quả phân luồng, thông quan 43 3.1 Tấm quang điện mặt trời 64 3.2 Cấu hình tiêu biểu của hệ thống tấm quang điện mặt trời 68 Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai xuất 3.3 73 khẩu (EDA)” 3.4 Tờ khai xuất khẩu 74 3.5 Thông tin cơ bản của tờ khai xuất khẩu 74 3.6 Đơn vị xuất nhập khẩu 75 3.7 Thông tin vận đơn 76 3.8 Hóa đơn thương mại 77 3.9 Thông tin vận chuyển 77 3.10 Danh sách hàng hóa xuất khẩu 78 3.11 Thông tin hàng hóa 78 3.12 Nhập mã Pin của chữ kí số 79 3.13 Thông tin tờ khai xuất khẩu đã đăng kí 80 3.14 Kết quả đăng kí tờ khai chính thức 80 3.15 Kết quả phân luồng, thông quan 81 viii
  9. LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự lưu thông của hàng hóa và dịch vụ từ nguồn cung cấp đến các nhà phân phối nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng là một trong những vấn đề chính của hầu như tất cả các nền kinh tế hiện nay trên thế giới. Vấn đề đó xuất hiện ngay từ khi các yếu tố kinh tế cơ bản như cung, cầu xuất hiện trong lịch sử phát triển của loài người, và càng thể hiện rõ tầm quan trọng trong bối cảnh xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập diễn ra mạnh mẽ giữa các quốc gia trên thế giới. Với việc thành lập các tổ chức hợp tác về kinh tế, các khu vực thị trường tự do giữa các quốc gia không chỉ trong một khu vực nhất định mà còn mở rộng ra toàn cầu như: các tổ chức thương mại lớn (WTO, APEC), các hiệp định thương mại tự do (TPP, Mecosur, FTA), Việc lưu thông hàng hóa không chỉ ở trong một quốc gia hay vài quốc gia mà đã ở mức khu vực và toàn cầu. Việc tồ chức dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu ngày càng trở nên phổ biến. Do vậy, trong đồ án tốt nghiệp của mình, chúng em đã chọn đề tài: Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng hóa xuất nhập khẩu tai Công ty trách nhiệm hữu hạn Schenker Việt Nam. 2. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu được thực hiện với những mục tiêu sau đây: - Tìm hiểu tổ chức thực hiện quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng container của công ty trách nhiệm hữu hạn Schenker Việt Nam và các chi phí cũng như lợi nhuận đạt được khi xuất nhập một lô hàng. - Đánh giá chi phí và lợi nhuận đạt được cũng như đề xuất các biện pháp nâng cao hoạt động của công ty. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Chủ thể nghiên cứu: Tấm tản nhiệt và tấm quang điện mặt trời. - Đối tượng nghiên cứu: Quy trình xuất nhập khẩu bằng đường biển. - Thời gian nghiên cứu: từ năm 2015 đến tháng 5 năm 2017. 4. Phương pháp nghiên cứu ix
  10. Để hoàn thành đề tài, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng bao gồm: thu thập số liệu, phân tích, đánh giá . 5. Nội dung nghiên cứu Sau thời gian tìm hiểu nghiên cứu, tổng hợp đề tài gồm những nội dung chính sau đây: Chương 1: Cơ sở lí luận về hoạt động xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Schenker Việt Nam và tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng tấm tản nhiệt nhập khẩu tại công ty TNHH Schenker Việt Nam. Chương 3: Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng tấm quang điện mặt trời xuất khẩu tại công ty TNHH Schenker Việt Nam. Sau đây là nội dung chi tiết của đồ án tốt nghiệp. x
  11. CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÍ LUẬN 1.1 Lí thuyết về logistics và giao nhận Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về dịch vụ giao nhận. Theo Quy tắc thống nhất về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn quốc tế của các Hiệp hội các nhà giao nhận vận tải (FIATA) thì giao nhận vận tải được định nghĩa như sau: Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới han ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Ngày 29/10/2014 FIATA đã phối hợp với Hiệp hội châu Âu về các dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics và hải quan đã đi đến thống nhất khái niệm về dịch vụ giao nhận vận tải và logistics, đó là: Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở (được thực hiện bởi một hay nhiều dạng phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Dịch vụ giao nhận bao gồm cả dịch vụ logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan đến quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi, và quản lý chuỗi cung trên thực tế. những dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ được cung cấp. Ngày nay hoạt động giao nhận phát triển đến một bước tiến mới cung cấp dịch vụ hoàn hảo hơn và có sự kết hợp chặt chẽ với các hoạt động khác phục vụ khách hàng tốt hơn 1
  12. 1.2 Tìm hiểu chung về hoạt động nhập khẩu 1.2.1 Khái niệm về hoạt động nhập khẩu Có nhiều các định nghĩa khác nhau về hoạt động ngoại thương. Song xét về đặc trưng thì ngoại thương được định nghĩa là việc mua, bán hàng hóa dịch vụ qua biên giới của một quốc gia. Trong hoạt động ngoại thương thì nhập khẩu là việc mua hàng hóa và dịch vụ của nước ngoài. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu của đất nước. Để sản xuất ra sản phẩm không thể thiếu các nguyên liệu đầu vào, thành phẩm hay bán thành phẩm. Đôi khi nội địa không đủ cung cấp hết các nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất thì nhập khẩu là hoạt động quan trọng trong việc cung cấp nguyên vật liệu cần thiết. 1.2.2 Vai trò của hoạt động nhập khẩu ➢ Nhập khẩu góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Nhập khẩu cùng với xuất khẩu là hai bộ phận của hoạt động kinh tế đối ngoại, là chiếc cầu nối giữa thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, một nước phát huy được những thế mạnh của mình và khắc phục những điểm bất lợi của nền sản xuất trong nước góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội và cải thiện đời sống nhân dân. ➢ Nhập khẩu thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước Nước ta cũng như nhiều nước khác đó là có sức mạnh về tài nguyên thiên nhiên và lao động nhưng trình độ khoa học kỹ thuật công nghệ lại rất lạc hậu do đó, nhập khẩu sẽ là nhân tố giúp ta tháo bỏ những vướng mắc mà các nước nghèo thường gặp phải, phương châm đó là vay mượn công nghệ của các nước phát triển trong thời kỳ Công nghiệp hoá. ➢ Nhập khẩu là chiếc cầu nối giữa thị trường trong nước và thị trường quốc tế Tình hình kinh tế thế giới hiện nay, các nước không ngừng mở rộng, thống nhất thị trường quốc tế thì sự phụ thuộc lẫn nhau trong quan hệ kinh tế quốc tế cànglớn mạnh.Việc hình thành các trung tâm thương mại, các khu vực mậu dịch tự do đã phá bỏ rào cản thương mại giữa các quốc gia, hàng hoá được tự do di 2
  13. chuyển trên thế giới.Quan hệ cung cầu trên thị trường không phải lúc nào cũng ở điểm cân bằng tối ưu mà nhiều khi do tác động của cả các nhân tố chủ quan lẫn khách quan gây nên những biến động trên thị trường hàng hoá. 1.2.3 Các hình thức nhập khẩu Theo như định nghĩa thì nhập khẩu là việc mua hàng hoá, dịch vụ từ nước ngoài về phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái xuất trên cơ sở tuân theo các thông lệ thị trường quốc tế, về bản chất thì sẽ có một luồng hàng hoá - dịch vụ từ nước ngoài chảy vào nước nhập khẩu và có một luồng tiền tương ứng chảy ra. Các doanh nghiệp tham gia kinh doanh nhằm mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận . Nhưng trên thực tế , các qui ttrình nghiệp vụ nhập khẩu rất phức tạp , ta có thể căn cứ vào cách thức tổ chức và mục đích hoạt động kinh doanh nhập khẩu để phân chia thành các hình thức khác nhau ❖ Nhập khẩu tự doanh Đây là hình thức kinh doanh mà doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu trực tiếp đứng tên ra để ký kết và thực hiện các hợp đồng ngoại thương bằng chính nguồn vốn của mình, sau đó trực tiếp thiết lập hệ thống kênh phân phối bán hàng nhằm mục đích thu lợi nhuận. Đây là hình thức nhập khẩu chủ yếu mà các doanh nghiệp áp dụng hiện nay vì nó đảm bảo sự thống nhất giữa các khâu của quá trình nhập khẩu nhằm đạt được kết quả của toàn bộ doanh nghiệp. ❖ Nhập khẩu uỷ thác Là hoạt động nhập khẩu trong đó người mua hàng không trực tiếp đứng tên mình ký kết hợp đồng ngoại thương mà phải ký một hợp đồng uỷ thác với doanh nghiệp ngoại thương để uỷ thác cho doanh nghiệp đó đứng ra ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương đó bằng chính nguồn vốn của người được uỷ thác (nhà nhập khẩu) và bên uỷ thác sẽ phải trả cho bên kia một khoản tiền nhất định tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên, khoản tiền đó gọi là phí uỷ thác thông thường mức phí uỷ thác chiến 1% -2% tổng giá trị hợp đồng. Nghĩa vụ của bên uỷ thác nhập khẩu: bên uỷ thác phải dựa vào đơn hàng kèm theo, xác nhận của ngân hàng Ngoại thương Việt nam về khả năng thanh 3
  14. toán, tham gia vào các giao dịch mua hàng, khi hàng về phải mở hàng trong vòng một tháng và nếu phát hiện hàng không đúng hợp đồng hoặc hàng tổn thất, phải để nguyên trạng đồng thời mời Công ty giám định tới lập biên bản giám định đồng thời phải trả phí uỷ thác.Nghĩa vụ của bên nhận uỷ thác nhập khẩu: Bên nhận uỷ thác phải ký hợp đồng nhập khẩu với điều kiện có lợi cho bên uỷ thác; thực hiện các thủ tục hải quan, kiểm tra chất lượng hàng hoá, báo tin hàng về và giúp đỡ mọi mặt để bên uỷ thác có thể nhận hàng; tiến hành các biện pháp hạn chế tổn thất nếu hàng về có hư hỏng, tổn thất. 1.2.4 Các chứng từ cần thiết trong hoạt động nhập khẩu 1.2.4.1 Chứng từ về hàng hóa 1) Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): là chứng từ của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đỏi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được nghi trên hóa đơn. Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa , đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa; điều kiện cở sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng. 2) Bản kê chi tiết (Specification): là chứng từ chi tiết hàng hóa trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau. 3) Phiếu đóng gói (Packing list): Là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng, phiếu đóng gói được đặt trong bao bí sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi nó được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. 4) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa thực giao và chứng nhận phẩm chất hàng hóa phù hợp với các điều kiện của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hóa cấp, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp. 5) Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp 4
  15. hàng hóa mua bán là những hàng hóa tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai Giấy này có thể do công ty giám định cấp. 6) Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of weight): là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng. 1.2.4.2 Chứng từ vận tải 1) Vận đơn đường biển Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để chở. Vận đơn đường biển có ba chức năng cơ bản như sau: - Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng để chở; - Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển; - Là chứng chỉ về quyền sở hữu; Chức năng thứ nhất thể hiện chi tiết việc người vận tải đã nhận hàng để xếp, tức là vận đơn được lập khi mà hàng chưa được xếp lên tàu và người vận tải nhận hàng và cam kết sẽ xếp hàng lên tàu. Chức năng thứ hai chỉ có tác dụng trong thường hợp thuê tàu chợ, còn với việc thuê tàu chuyến thì phải tiến hành ký kết hợp đồng thuê tàu chuyến và vận đơn chỉ có chức năng thứ nhất và thứ hai. Chức năng thứ ba nó có vai trò chứng nhận rằng nhữn người nắm vận đơn gốc sẽ có quyền định đoạt hàng hóa, có quyền bán và chuyển nhượng hàng hóa. 2) Bản lược khai hàng hóa (Manifest) Là chứng từ kê khai hàng hóa trên tàu, cung cấp các thông tin về tiền cước. Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc chủ hàng. 3) Giấy chứng nhận hàng Là chứng từ do công ty Đại lý tàu biển (Vietnam ocean shipping Agency – VOSA) cấp sau khi kiểm tra về hàng hóa được dỡ từ tàu biển xuống cảng. 1.2.4.3 Chứng từ về bảo hiểm 5
  16. Hợp đồng bảo hiểm (Insurance Policy): Là chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp bao gồm: Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên quy định rõ trách nhiệm của người bào hiểm và người được bảo hiểm; các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): Chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm xác nhận hàng hóa đã được bảo hiểm theo điều kiện của hợp đồng bảo hiểm. Một số lưu ý khi kiểm tra chứng từ bảo hiểm: Chứng từ phải phù hợp với L/C; Số bản gốc và các bản gốc được xuất trình; Người cấp chứng từ bảo phiểm; Ngày lập chứng từ bảo hiểm và người ký; Số tiền bảo hiểm theo đúng L/C; Loại tiền trả bồi thường bảo hiểm; Điều kiện bảo hiểm phù hợp với quy định của L/C; Ký hậu của chứng từ bảo hiểm; Các quy định về vận chuyển. 1.2.4.4 Chứng từ về hải quan Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa. Tờ khai hải quan (Customs declaration): Tờ khai hàng hóa của chủ hàng với hải quan, do hải quan của từng quốc gia quy định. Giấy phép nhập khẩu (Import license): Do cơ quan có thẩm quyền theo quy định của từng quốc gia cho phép nhập khẩu một loại hàng nào đó. 1.3 Tìm hiểu chung về hoạt động xuất khẩu 1.3.1 Khái niệm Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015) ta có: Trong thương mại quốc tế, xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ (có thể là hữu hình hoặc vô hình) cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm cơ sở thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là tiền của một trong hai nước hoặc cũng có thể là tiền dùng trong thanh toán quốc tế của một nước thứ ba nào đó. 1.3.2 Vai trò của hoạt động xuất khẩu Trong quá trình hội nhập và phát triển của đất nước thì xuất khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng , bao gồm: 6
  17. Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam ( 2015) : - Xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu. Đất nước tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì đòi hỏi phải có một lượng vốn lớn để có thể nhập khẩu các thiết bị kỹ thuật, vật tư và công nghệ tiên tiến. Lượng vốn đó có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Các nguồn vốn như đầu tư nước ngoài, vay nợ, nguồn viện trợ thì sau cùng cũng đều phải trả bằng cách này hay cách khác. Do vậy nên để nhập khẩu được thì nguồn vốn quan trọng nhất vẫn là được sinh ra từ xuất khẩu. Hoạt động xuất khẩu sẽ quyết định qui mô và tốc độ tăng của hoạt động nhập khẩu. - Xuất khẩu góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại. Thành quả của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại chính là thay đổi cơ cấu sản xuất và tiêu dùng một cách có lợi nhất. Bắt nhịp với xu hướng phát triển của nền kinh tế thế giới, cơ cấu kinh tế trong quá trình công nghiệp hóa ở nước ta cũng có sự chuyển dịch. Sự tác động của hoạt động xuất khẩu đối với sản xuất và sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế có thể được nhìn nhận theo các hướng sau: + Mỗi nước đều có một lợi thế về kinh tế riêng. Xuất phát từ nhu cầu của thị trường thế giới, từ đó lên kế hoạch tổ chức sản xuất và tiến hành xuất khẩu những sản phẩm mà các nước khác cần. Chính điều này đã thúc đẩy việc sản xuất phát triển, tác động tích cực tới sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế. + Xuất khẩu đã tạo điều kiện để cho các ngành liên quan tới nó có cơ hội phát triển hơn. + Xuất khẩu đã cung cấp đầu ra cho sản xuất, từ đó khai thác tối đa sản xuất trong nước, tạo ra những khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ. + Xuất khẩu cũng góp phần hiện đại hóa nền kinh tế nước ta trên cơ sở tạo thêm vốn và khóa học kĩ thuật, cùng với công nghệ tiên tiến từ thế giới vào Việt Nam. + Nhờ hoạt động xuất khẩu mà hàng hóa từ Việt Nam sẽ được tham gia vào thị trường thế giới, được cạnh tranh về cả giá cả và chất lượng, đem lại cơ hội lớn 7
  18. cho các doanh nghiệp Việt Nam. Vấn đề cần quan tâm là tổ chức sản xuất sao cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. + Các doanh nghiệp phải luôn luôn học hỏi, đổi mới và hoàn thiện trong công tác quản lý sản xuất, đầu tư nâng cao chất lượng sản phẩm với mức giá cả cạnh tranh nhất để có thể đáp ứng điều kiện thúc đẩy xuất khẩu phát triển. - Xuất khẩu tạo thêm công ăn việc làm và cải thiện đời sống nhân dân. Trước hết, sản xuất hàng hoá xuất khẩu thu hút hàng triệu lao động, tạo ra nguồn vốn để nhập khẩu vật phẩm tiêu dùng thiết yếu phục vụ đời sống nhân dân. - Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại. Xuất khẩu và các quan hệ kinh tế đối ngoại đã làm cho nền kinh tế nước ta gắn chặt hơn với phân công lao động quốc tế. Thông thường hoạt động xuất khẩu ra đời sớm hơn các hoạt động kinh tế đối ngoại khác nên nó thúc đẩy các quan hệ này phát triển. Chẳng hạn xuất khẩu và sản xuất hàng xuất khẩu thúc đẩy quan hệ tiêu dùng, đầu tư, vận tải quốc tế Các quan hệ kinh tế đối ngoại lại tạo tiền đề cho việc mở rộng xuất khẩu. 1.3.3 Các hình thức xuất khẩu Căn cứ theo Ths Đỗ Đức Phú (2013): Xuất khẩu được thực hiện dưới nhiều hình thức nhưng chủ yếu là: Xuất khẩu trực tiếp: Là hình thức xuất khẩu mà người mua và người bán có quan hệ trực tiếp với nhau (có thể gặp mặt trực tiếp hoặc thông qua thư tín, điện tử) để đàm phán, thỏa thuận những điều kiện mua bán về hàng hóa, thanh toán mà không phải thông qua trung gian. Xuất khẩu gián tiếp: Là hình thức xuất khẩu sử dụng bên thứ ba để thực hiện nội dung ủy thác để kí hợp đồng. + Đại lý: là hoạt động thương mại theo đó đại lý là người nhân danh chính mình với chi phí người giao ủy thác ký kết hợp đồng. + Môi giới: là bên trung gian được người bán giao cho tìm đối tác cho họ. Khi tiến hành nghiệp vụ, người môi giới không đại diện cho bên nào cả, không được ký hợp đồng, không có trách nhiệm pháp lý trong hợp đồng. 8
  19. + Ủy thác: là phương thức người ủy thác giao cho người nhận ủy thác mua hoặc bán một số hàng hóa nào đó nhân danh người ủy thác. Buôn bán đối lưu: Buôn bán đối lưu (counter- trade) là một phương thức giao dịch trao đổi hàng hoá, trong đó xuất khẩu kết hợp chặt chẽ với nhập khẩu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, vừa là tiền đề vừa là điều kiện trao đổi. - Các hình thức buôn bán đối lưu: Hàng đổi hàng (barter): Mặt hàng này đổi với mặt hàng khác có giá trị tương đương. Hình thức bù trừ (compensation):Trao đổi với nhau hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị tương đương. Sau khi bù trừ giá hàng hóa cho nhau thì giá trị còn dư sẽ được thanh toán theo yêu cầu của chủ nợ. Mua đối ứng (counter- purchase): Trao đổi 2 mặt hàng không liên quan đến nhau. Giao dịch bồi hoàn (offset): dùng hàng hoá /dịch vụ lấy những ân huệ. Mua lại (buy- backs): Trao đổi hàng hóa liên quan đến nhau. Dùng chủ yếu trong lĩnh vực buôn bán máy móc, dây chuyền công nghệ. Nghiệp vụ chuyển nợ: Bên nhận hàng chuyển khoản nợ tiền hàng về cho bên thứ ba để bên này trả tiền. Gia công quốc tế:Là phương thức giao dịch trong đó người đặt gia công cung cấp nguyên liệu, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật, bên nhận gia công tổ chức sản xuất sau đó giao lại sản phẩm và được nhận 1 khoản tiền công tương đương với lực lượng lao động hao phí để làm ra sản phẩm. Giao dịch tái xuất: Là hình thức xuất khẩu những hàng hóa trước đây đã nhập khẩu và chưa qua chế biến ở nước tái xuất. Xuất khẩu theo nghị định thư: Là hình thức xuât khẩu hàng hoá (hay trả nợ) được kí theo nghị định thư của chính phủ. 1.3.4 Các chứng từ cần có trong hoạt động xuất khẩu Căn cứ theo PGS, TS Phạm Thị Thanh Thủy (2013) ta có: - Proforma invoice (hoá đơn tạm tính): là bản báo giá mà người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu nhằm giúp người nhập khẩu mở tín dụng thư. 9
  20. Hợp đồng thương mại (Sales Contract): đây là hợp đồng được kí giữa bên mua và bên bán về các nội dụng có liên quan như: thông tin hàng hóa, thông tin người mua và người bán, điều kiện cơ sở giao hàng, hình thức thanh toán Tín dụng thư (Letter credit): Thư tín dụng là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong L/C. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là hóa đơn người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu, trong đó ghi một cách chi tiết về các loại hàng hóa được mua và khoản tiền mà người nhập khẩu phải trả cho người xuất khẩu. Một hóa đơn thương mại phải thật chi tiết ghi lại các thông tin thích hợp. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ do Phòng thương mại của người xuất khẩu cung cấp, chứng nhận rằng hàng hóa có xuất xứ tại quốc gia mà người xuất khẩu cư trú. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa chỉ ra hàng hóa xuất xứ từ một nước cụ thể. Bảng kê khai hàng hóa (Packing List): Là danh sách chi tiết các thứ trong một lô hàng. Bảng kê khai hàng hóa nêu chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, loại hàng, lượng hàng đóng trong container, Tờ khai hải quan (Customs Declaration): là loại chứng từ mà bên người xuất khẩu, người gửi hàng phải kê khai những thông tin cụ thể về hàng hóa, các thông tin cần thiết về các bên xuất nhập số container cho cơ quan hải quan để hàng có đủ tiêu chuẩn để xuất khẩu. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate):là chứng từ do công ty bảo hiểm của người xuất khẩu cấp, chứng nhận hàng hóa sẽ được bảo hiểm trong suốt quá trình vận tải quốc tế. Tùy vào điều kiện lô hàng mà chứng nhận bảo hiểm sẽ do người xuất khẩu hoặc nhập khẩu kí kết. Phiếu giao nhận container (Equipment Interchage Receipt EIR): Là phiếu giao nhận do cảng/bãi container cấp cho bên chủ hàng hoặc người gửi hàng để xác nhận container của người gửi hàng/ nhận hàng đủ tiêu chuẩn để cảng nhận 10
  21. hoặc giao hàng. Trước khi lấy phiếu giao nhận người chạy lệnh phải đóng phí nâng/hạ container ở cảng. Có 2 loại: + Cảng giao container rỗng (với hàng xuất) hoặc có hàng (với hàng nhập) cho người nhận + Cảng nhận container rỗng (với hàng nhập) hoặc có hàng (hàng xuất) của người gửi Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Là chứng từ vận tải quốc tế cơ bản được sử dụng trong vận tải đường biển. Vận đơn đường biển chính là bản hợp đồng giữa người vận chuyển và người gửi hàng, là giấy biên nhận hàng hóa và là giấy chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa. Trong quá trình xuất khẩu ngoài những từ trên ra tùy thuộc từng loại hàng mà cần phải có thêm một số loại chứng từ khác như : Giấy chứng nhận phù hợp (Certificate of certification), Giấy chứng nhận hóa nghiệm(CA – Certificate of analysis 1.4 Tìm hiểu chung về thủ tục hải quan xuất nhập khẩu 1.4.1 Cơ sở lý luận về thủ tục hải quan điện tử 1.4.1.1 Luật Hải quan nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2005 Luật Hải quan nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2005 đã được sửa đổi bổ sung : Quy định quản lý Nhà nước về Hải quan đối với hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh của tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước về tổ chức hoạt động của Hải quan. Theo điều 16, Luật Hải quan 2005 quy định về thủ tục Hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại. 1.4.1.2 Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 Luật Giao dịch điện tử quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tại các lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại. Trong Chương III, mục 1 đã quy định về chữ kí điện tử, nguyên tắc sử dụng chữ kí điện tử và trách nhiệm của người kí chữ kí điện tử. 11
  22. 1.4.1.3 Nghị định 87/2012/NG-CP Nghị định số 87/2012/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại. Theo Nghị định 87/2012/NĐ-CP, Thủ tục Hải quan được thực hiện theo cách thức tự động hóa của hệ thống hải quan điện tử, giảm thiểu tối đã sự can thiệp trực tiếp cách thức khai báo Hải quan truyền thống của công chức Hải quan vào quy trình thủ tục Hải quan, cải cách hành chính, giảm thiểu thời gian thông quan hàng hóa và tự động hóa các khâu tiếp nhận và kiểm tra, đăng kí tờ khai và phân luồng tờ khai trên cơ sở thiết lập các tiêu chí rủi ro, cùng với việc tăng cường công tác phúc tập tờ khai nhằm kịp thời phát hiện những rủi ro cảnh báo cho các khâu nghiệp vụ sau hoặc cập nhật thông tin rủi ro vào hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan phục vụ cho quản lý hải quan doanh nghiệp. 1.4.1.4 Quyết định số 3046/QĐ-TCHQ Quyết định được Tổng cục Hải quan ban hành ngày 27/12/2012 về quy trình hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại. 1.4.1.5 Thông tư 194/2010/TT-BTC Hướng dẫn về thủ tục Hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. 1.4.1.6. Thông tư 22/2014/TT-BTC Thông tư 22/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/02/2014 quy định thủ tục Hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại. 1.4.2 Cơ sở lý thuyết chung về thủ tục hải quan điện tử 1.4.2.1 Khái niệm cơ bản Thủ tục Hải quan điện tử được Việt Nam áp dụng bắt đầu từ khi gia nhập vào tổ chức WTO, nhằm đảm bảo những quy định chung về hội nhập và xu thế phát triển chung của toàn cầu. Vậy trước tiên ta cần tìm hiểu thủ tục hải quan là gì? 12
  23. Theo công ước Kyoto: Thủ tục hải quan là tất cả các hoạt động mà cơ quan Hải quan và những người có liên quan thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật Hải quan. Theo luật Hải quan Việt Nam 2001: Thủ tục Hải quan là các công việc mà người khai Hải quan và công chức Hải quan phải thực hiện theo quy định của luật Hải quan đối với hàng hóa và phương tiện vận tải. Để phù hợp với tiến trình hiện đại hóa Hải quan, ngày 22/06/2007 Bộ Tài Chính ra quyết định số 52/2007/QĐ-BTC về việc ban hành quy định thực hiện thí điểm thủ tục Hải quan điện tử thay thế quyết định số 50/2005/QĐ-BTC; Ngày 25/09/2007 Tổng cục Hải quan ra Quyết định số 1699/QĐ-TCHQ về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan điện tử và Quyết định số 1700/QĐ-TCHQ về việc ban hành quy chế áp dụng trong quản lý rủi ro trong thí điểm thủ tục Hải quan điện tử. Thủ tục hải quan điện tử: Là thủ tục hải quan trong đó việc khai báo, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, ra quyết định được thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Thông điệp dữ liệu điện tử hải quan: Là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo định dạng chuẩn để thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan : Là hệ thống thông tin do Tổng cục Hải quan quản lý tập trung, thống nhất, được sử dụng để tiếp nhận, lưu trữ, xử lý và phản hồi các thông điệp dữ liệu điện tử Hải quan để thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Chứng từ điện tử: Là chúng từ tạo ra theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Chương I Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính được sử dụng để thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Hệ thống khai hải quan điện tử: Là hệ thống thông tin do người khai hải quan quản lý, sử dụng để thục hiện thủ tục Hải quan điện tử. 1.4.2.2 Đặc điểm của Hải quan điện tử. 13
  24. - Người khai hải quan và công chức hải quan không phải tiếp xúc trực tiếp khi thực hiện thủ tục hải mà chỉ cần thông qua hình thức truyền dữ liệu điện tử. - Khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử , người khai hải quan sử dụng chữ ký số và phải có trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng khi giao dịch với cơ quan hải quan thông qua Hệ thống khai hải quan điện tử hoặc hệ thống khai hải quan điện tử dự phòng. - Các chứng từ đi kèm tờ khai có thể ở dạng điện tử hoặc văn bản giấy. Chứng từ điện tử có giá trị để làm thủ tục hải qua n điện tử như chính chứng từ đó thể hiện ở dạng văn bản giấy. Chứng từ điện tử có thể được chuyển đổi từ chúng từ ở dạng băn bản giấy nếu đảm bảo các điều kiện sau : + Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy; + Có xác nhận trên chứng từ giấy ĐÃ CHUYỂN ĐỔI SANG DẠNG ĐIỆN TỬ theo Mẫu dấu chứng nhận đã chuyển đổi sang dạng điện tử về việc đã được chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử, có chữ ký và họ tên của người khai hải quan. Trong trường hợp người khai hải quan là pháp nhân thì người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật ký trên chứng từ giấy đã được chuyển đổi sang chứng từ điện tử. Khi thực hiện chuyển đổi, ngoài các chứng từ theo quy định phải có của hồ sơ hải quan, người khai hải quan phải lưu giữ chứng từ điện tử chuyển đổi theo quy định. - Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử được thực hiện liên tục vào bất cứ thời điểm nào, tuy nhiên việc thực hiện thủ tục hải quan ngoài giờ hành chính do Chi cục trưởng Chi cục hải quan nơi thực hiện thủ tục hải quan điện tử xem xét, quyết định trên cơ sở đăng ký truớc của người khai hải quan. 1.4.2.3 Nguyên tắc thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Thủ tục hải quan điện tử được tiến hành dựa trên các nguyên tắc sau: - Tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về tờ khai hải quan, chứng từ hải quan và các nguyên tắc trao đổi dữ liệu điện tử. 14
  25. - Dựa trên cơ sở phân tích thông tin, đánh giá việc chấp hành pháp luật của chủ hàng, mức độ rủi ro về vi phạm pháp luật trong quản lý hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. - Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là hệ thống tiếp nhận và xử lý các giao dịch điện tử về hải quan do Tổng cục Hải quan quản lý tập trung, thống nhất. - Doanh nghiệp tham gia thủ tục hải quan điện tử trên cơ sở tự nguyện, được cơ quan hải quan chấp nhận và đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử tại địa bàn nào thì làm thủ tục hải quan điện tử tại địa bàn đó. - Doanh nghiệp tham gia thủ tục hải quan điện tử tự kê khai, tự nộp thuế và các khoản thu khác. - Trong thời gian quy định phải nộp hồ sơ hải quan và lệ phí hải quan theo định kỳ, nếu doanh nghiệp không nộp hoặc nộp không đầy đủ thì hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan sẽ tự động từ chối tiếp nhận khai điện tử của doanh nghiệp. 15
  26. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS HÀNG TẤM TẢN NHIỆT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM 2.1 Khái quát về công ty TNHH Schenker Việt Nam Căn cứ vào tài liệu phòng tài chính – kế toán của công ty, một số thông tin về công ty được đưa ra dưới đây: 2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty ✓ Tên công ty: Công ty TNHH Schenker Việt Nam ✓ Tên giao dịch quốc tế: Schenker Vietnam Co.,Ltd ✓ Tên viết tắt: DB Schenker ✓ Địa chỉ: Số 60, Đường Trường Sơn - Phường 2 - Quận Tân Bình - TP Hồ Chí Minh. ✓ Văn phòng đại diện tại Hải Phòng: Tầng 6, tòa nhà TD Plaza, Parkson, Hải Phòng ✓ Điện thoại: 862971860 ✓ Fax: 862971862 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Schenker Việt Nam DB Schenker là đơn vị cung cấp các dịch vụ vận tải và Logistics của Deutsche Bahn (DB). Thông qua bộ phận cung cấp dịch vụ vận tải và Logistics. DB là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực vận tải hàng không và đường biển trên toàn cầu sở hữu mạng lưới vận tải đường bộ dày dặc nhất Châu Âu và là chuyên gia trong lĩnh vực đường sắt của công ty vận tải hàng hóa đường sắt lớn nhất Châu Âu. Tại Việt Nam, với tầm quan trọng và nhịp độ phát triển nhanh của dịch vụ 16
  27. logistics trên toàn cầu. Văn phòng đại diện đầu tiên của DB Schenker đã được thành lập vào năm 1991. Năm 2007, Công ty TNHH Schenker Việt Nam chính thức được thành lập. Năm 2014, Công ty TNHH Schenker Logistics Việt Nam được thành lâp để tiếp tục mở rộng hoạt động trong lĩnh vực logistics. Cho đến nay công ty đã phát triển hơn 10 chi nhánh và văn phòng trên cả nước với hơn 500 nhân viên. Tại Việt Nam DB Schenker đã xây dựng được danh tiếng mạnh mẽ và trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu. Cung cấp các dịch vụ vận tải, lưu kho và các giải pháp logistics trong các ngành công nghiệp khác nhau. Trên toàn cầu, DB Schenker cam kết trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trên phạm vi toàn thế giới với chiến lược Logistics đến năm 2020 của mình. 2.1.3 Nhiệm vụ mục tiêu và phạm vi hoạt động * Nhiệm vụ + Khai thác tối đa hiệu quả việc sử dụng vốn nhằm duy trì hoạt động kinh doanh và tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi để đổi mới trang thiết bị, hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước và bù đắp các chi phí liên quan + Tuân thủ theo chính sách pháp luật và các cơ chế, chế độ của nhà nước, các tập quán quốc tế nằm trong lĩnh vực mà công ty đang cung cấp + Liên tục cập nhập và học hỏi, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quy trình nghiệp vụ phù hợp với khả năng của công ty + Luôn thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng, duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu + Chấp hành tốt các chính sách và chế độ về quản lý lao động – tiền lương, tài chính, tài sản đồng thời liên tục bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên công ty + Nghiêm chỉnh chấp hành chế độ bảo hộ lao động, bảo vệ an ninh, trật tự xã hội và bảo vệ môi trường. 17
  28. * Mục tiêu + Nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhanh chóng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, luôn luôn đổi mới và tăng cường khả năng cạnh tranh + Mục tiêu trên hết là lợi nhuận gắn liền với hoạt động kinh doanh, là đòn bẩy cho sự tăng trưởng kinh tế và góp phần cho sự phát triển vững mạnh của đất nước + Tại Việt Nam, Grow Việt Nam là chiến lược của DB Schenker đóng góp cho sự thành công cho tầm nhìn Logistics 2020 của DB Schenker toàn cầu. Ba trụ cột trong chiến lược Grow Việt Nam là Grow Higher, Grow Smarter, Grow together. Theo đuổi chiến lược Grow Việt Nam để góp phần vào sự phát triển của thị trường năng động này Schenker đã liên tục đầu tư vào nhiều địa phương trên khắp đất nước ở cả ba miền Bắc, miền Trung, miền Nam. Hình 2.1: Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam (Nguồn: 18
  29. * Phạm vi hoạt động: + Logistics - Dịch Vụ Logistics + Vận Tải Đường Không + Vận Chuyển Hàng Hóa, Giao Nhận Vận Chuyển Hàng Hóa 2.1.4 Chức năng các phòng ban Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Schenker Việt Nam (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán) 19
  30. Bảng 2.1: Trách nhiệm của các bộ phận trong Công ty TNHH Schenker Việt Nam (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Bộ phận Trách nhiệm + Đưa ra các quyết định về việc quản lý chung toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật. Giám đốc + Đưa ra các quy chế, quy định trong nội bộ công ty. + Cách chức, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty. + Lên phương án thực hiện các kế hoạch đầu tư và kế hoạch kinh doanh. Phó giám + Điều phối và quản lý các công việc có liên quan đến khách đốc hàng và các chiến lược kinh doanh theo chỉ đạo từ giám đốc. + Tuyển dụng lao động. + Đưa ra ý kiến kiến nghị về việc sử dụng lợi nhuận cũng như giải quyết rủi ro, thua lỗ trong kinh doanh. + Là bộ phận rất quan trọng và đóng vai trò chủ chốt trong công ty. Có nhiệm vụ thu hút khách hàng, kí kết các hợp đồng với khách hàng, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và thương lưng tính giá, làm hợp đồng với khách hàng. Phòng vận + Đôn đốc và theo dõi tiến độ hoạt động của các nhân viên tải biển, vận để kịp tiến độ thời gian cho khách hàng theo đúng hợp đồng tải hàng + Xử lý chứng từ, tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng và không trao đổi thông tin với hãng tàu, khách hàng và các bên có liên quan. + Lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, nắm bắt cung đường vận chuyển, theo dõi, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa để đưa ra quyết định điều phối hợp lý, hiệu quả . Phòng tài + Nhiệm vụ chính của phòng là xuất hóa đơn thu chi, quyết chính- kế toán, quản lý tài sản và lên bảng cân đối kế toán. Lưu trữ, toán bảo quản hồ sơ và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu cho các đơn vị liên quan. 20
  31. 2.1.5 Tình hình nhân sự Tổng số nhân viên của công ty là 552. Trong đó: Nam: 253 nhân viên chiếm 45.83 % Nữ: 299 nhân viên chiếm 54.17 % ✓ Về số lượng lao động: Với quy mô doanh nghiệp vừa nên số lượng lao động của công ty tương đối phù hợp. Việc tổ chức, sắp xếp phân công lao động đã góp phần làm tăng năng suất lao động, làm việc có hiệu quả hơn. ✓ Về chất lượng lao động: + Nhân viên công ty đều tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. CEO Mr. Juergen Braunbach từ Đức sang định cư và làm việc ở Việt Nam là một nhân tố quan trọng trong hoạt động của công ty. + Có tinh thần trách nhiệm, làm việc hết mình cống hiến cho công ty và đáp ứng nhu cầu của khách hàng 2.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật Văn phòng đại diện của công ty tại Hải Phòng được trang bị nhiều thiết bị, máy móc hiện đại như: 20 máy vi tính, 1 máy fax, 2 máy in, 1 máy photocopy, Máy tính đều được kết nối mạng internet đảm bảo cho việc giao dịch với khách hàng một cách nhanh chóng. 21
  32. 2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014-2016 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) Đơn vị: VNĐ 2015 2016 CHỈ 2014 2015 2016 so với so với TIÊU 2014 2015 Tổng doanh 33.750.190.200 45.246.479.810 51.598.913.990 38% 14% thu Chi phí 29.890.458.580 40.174.345.480 45.456.033.600 34% 13% Tổng lợi nhuận 3.859.731.620 5.072.134.330 6.142.880.390 13% 10% trước thuế Lợi nhuận 3.181.617.074 4.271.795.340 5.200.312.395 34% 22% sau thuế Thuế thu nhập 678.114.546 800.338.990 910.567.995 doanh nghiệp Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta thấy được tổng doanh thu của công ty từ năm 2014 đến năm 2016 tăng. Doanh thu lớn nhất đạt được năm 2016 là 51.598.913.990 VNĐ. Tuy nhiên, mức độ tăng trưởng tổng doanh thu của công ty năm 2015 so với năm 2014 cao hơn mức tăng trưởng của năm 2016 so với năm 2015. Xét về mặt chi phí, chi phí năm 2016 cũng là cao nhất là 45.456.033.600 VNĐ tương xứng với tổng doanh thu đạt được và tăng 13% so với năm 2015. Tuy nhiên mức tăng này vẫn thấp hơn so với mức tăng của năm 2015 so với năm 2014 là 34%. 22
  33. Nhìn chung, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2014 đến năm 2016 là tăng. Tuy nhiên trong gian đoạn 2014 đến 2016 thì mức tăng này có sự thay đổi. Giai đoạn 2014-2015 công ty tuy tổng lợi nhuận thu được nhỏ hơn giai đoạn 2015-2016 nhưng xét về tốc độ tăng trưởng lại chậm hơn. Nguyên nhân cũng có thể là do xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh hay nhu cầu của khách hàng giảm. 23
  34. 2.2 Tổ chức hoạt động logistics cho lô hàng tấm tản nhiệt tại Công Ty TNHH Schenker Việt Nam 2.2.1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam Nhận thông tin hàng nhập Xử lý thông tin hàng nhập nhận được Gửi attached manifest cho shipping line/airline/forwarder Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng Thông báo cho bộ phận kế toán nội bộ dễ theo dõi công nợ với nước Ứng thanh toán các phí liên quan cho shipping line/airline/forwarder và lấy chứng từ Chuẩn bị chứng từ hàng nhập Thu các phí liên quan và giao hàng Kết thúc/ lưu hồ sơ Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 2.2.1.1 Nhận thông tin hàng nhập từ đầu ngoài Thông tin về hàng nhập nhận có thể ở các dạng sau : 24
  35. - Shipping alert (có khi được gọi là shipping notice, pre-alert , pre-alert) nhận được từ đối tác và thường bao gồm : MB/L, HB/L, credit note/ debit note. - Giấy báo hàng đến nhận được từ shipping line/ airline/ forwarder. - Thông tin nhận được từ khách hàng (consignee, shipper/supplier represetative ) Thông tin về hàng nhập nhận được phải được chuyển cho bộ phận chứng từ hàng nhập để xử lý. 2.2.1.2 Xử lý thông tin hàng nhập Thông tin hàng nhập nhận được có thể chia làm 2 loại: có và chưa có shipping alert . - Đối với trường hợp đã nhận shipping alert : bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm liên hệ với shipping line/airline/forwarder để hỏi thêm các thông tin có liên quan như : thời gian tàu đến (ETA) cặp cảng nào đã có điện giao hàng hay chưa và vào sổ theo dõi thông tin hàng nhập (đã có shipping alert để theo dõi và xử lý. - Đối với trường hợp chưa nhập được shipping alert : bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm vào sổ theo dõi thông tin hàng nhập (chưa có shipping alert) để theo dõi và xử lý tiếp theo. - Trường hợp nhận được thông báo hàng đến từ shipping line/airline/forwarder (nhưng chưa nhận được shipping alert): bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm chủ động liên hệ với đối tác nước ngoài yêu cầu họ xác nhận thông tin và gửi các chứng từ có liên quan (MB/L, HB/L), credite note/debit note ) để kịp làm attached manifest trình hải quan. Lúc này phải lập một bộ chứng từ hàng nhập- ngoài sổ theo dõi thông tin hàng nhập. - Trường hợp nhận được thông tin từ consignee (nhưng chưa nhận được shipping alert): sau khi nhận được shipping alert , bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm Gửi attached manifest cho shipping line/airline/forwarder (đối với hàng AIR, Attached manifest thường đã được đối tác nước ngoài làm Attached 25
  36. manifest phải được gửi cho shipping/forwarder chậm nhất là một ngày làm việc trước khi hàng đến. 2.2.1.3 Gửi giấy báo nhận hàng - Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm gửi giấy báo nhận hàng cho người nhận hàng. - Giấy báo nhận hàng cần được gửi cho Notify party càng sớm càng tốt và phải được gửi chậm nhất là ngày tàu đến. - Khi nhận giấy báo hàng đến từ shipping line/airline/forwarder cần lưu ý các điểm sau : thời hạn free time, mức phí phạt sau thời hạn free time, các loại phí phải đóng cho shipping line/airline/forwarder để trên cơ sở đó lập giấy báo cho phù hợp. 2.2.1.4 Thông báo cho bộ phận kế toán nội bộ để theo dõi công nợ với nước ngoài Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm thông báo cho bộ phận kế toán nội bộ để lập debit note đòi handling fee (nếu có) và theo dõi công nợ với đối tác nước ngoài. 2.2.1.5 Ứng thanh toán các phí liên quan cho shipping line/airline/forwarder và lấy chứng từ Bộ phận phụ trách tạm ứng và thanh toán có trách nhiệm làm thủ tục tạm ứng để thanh toán các phí có liên quan cho shipping line/airline/forwarder, lấy chứng từ và sau đó thanh toán tạm ứng. Tùy theo yêu cầu của người nhận hàng, chứng từ nhận từ shipping line/airline/forwarder thường bao gồm : MB/L, D/O Manifest attached manifest có đóng dấu hải quan, lệnh xuất kho 2.2.1.6 Chuẩn bị chứng từ hàng nhập Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm chuẩn bị chứng từ hàng nhập, bộ chứng từ hàng nhập thường bao gồm D/O giấy ủy quyền copy HB/L copy D/O của shipping/forwarder, manifest và attached manifest có đóng dấu hải quan, lệnh xuất kho 2.2.1.7 Thu các phí có liên quan và giao hàng 26
  37. Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm thu các phí liên quan và giao hàng. Cầu lưu ý các điểm sau : - Tất cả các phí trả sau (collect) kể cả ở Việt Nam và ở nước thứ ba, đều phải được thu hoặc được xác nhận là đã thu trước khi giao chứng từ cho khách hàng. - Hàng phải được giao đúng người nhận hàng theo những chứng từ hợp lệ. Lưu ý : Trường hợp hàng nhập là hàng chỉ định thì bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm kiểm tra với bộ phận sales để biết mức cước phí phải thu (dấu hiệu để nhận biết hàng chỉ định: HB/L thể hiện freight collect. 2.2.1.8 Kết thúc/lưu hồ sơ Ghi chép kết quả thực hiện vào sổ theo dõi thông tin hàng nhập và lưu tất cả những biên bản, tài liệu liên quan theo từng lô hàng. 2.2.2 Hợp đồng kinh tế giữa Schenker Việt Nam và General Electric Renewable Energy Schenker Việt Nam đứng ra thực hiện hoạt động nhập khẩu lô hàng có các thông tin như sau: - Tên tàu vận chuyển: Hansa Langeland. Số chuyến 1703W của hãng ASEAN SEAS Line. - Hàng được đóng trong container 20 feet. Số container là GVCU2211437. Số chì của hãng tàu là ASL1557952. -Số MB/L: AQDVHHD7030509 - Tên hàng: Fins for heat exchanger – Tấm tản nhiệt dùng cho thiết bị làm mát. - Trọng lượng và thể tích: 3115.000 KGS/8.4CBM - Người gửi hàng: SCHENKER CHINA LIMITED BEJING - Người nhận hàng: SCHENKER VIETNAM 2.2.3 Đặc tính vận tải của hàng hóa 2.2.3.1 Đặc tính và cấu tạo của tấm tản nhiệt Fins for heat exchanger – Tấm tản nhiệt dùng cho thiết bị làm mát là một bộ phận của các loại thiết bị làm mát sử dụng nguyên lý tuần hoàn của không 27
  38. khí để đưa khí nóng tạo ra bởi môi trường hoạt động ra và thay thế bằng dòng khí mát được làm lạnh bởi tấm tản nhiệt hoặc hóa chất được bơm vào trong tấm tản nhiệt, do vậy nguyên lý này giúp cho việc tuần hoàn không khí diễn ra liên tục. Thiết bị làm mát sử dụng tấm tản nhiệt này có cấu tạo đơn giản và được sử dụng rộng rãi từ dân dụng cho tới phục vụ trong sản xuất công nghiệp. Hình 2.2: Nguyên lý làm việc của hệ thống làm mát (Nguồn: Internet) Tấm tản nhiệt thường được chế tạo bằng các loại kim loại dẫn nhiệt tốt, ít chịu ảnh hưởng bởi tác động của không khí và trọng lượng không quá lớn như hợp kim nhôm, hợp kim đồng Hình 2.3: Cấu tạo cơ bản của một hệ thống làm mát (Nguồn: Internet) Thành phần chính của một bộ trao đổi nhiệt bằng tấm •Parting Sheet: Tấm khung cố định cấu trúc hệ thống làm mát •Side Bar: Thanh khung bên gia cố cho hệ thống và đóng góp vào quá trình khuếch tán nhiệt cho hệ thống 28
  39. •Heat Transfer Fins: Tấm tản nhiệt có chức năng thực hiện nguyên lý tuần hoàn không khí làm mát khí nóng được đưa vào. Thiết kế của tấm tản nhiệt cũng khá đa dạng và linh hoạt tùy theo công năng, mục đích sử dụng cũng như cấu tạo của hệ thống làm mát: Hình 2.4: Các dạng cấu trúc của tấm tản nhiệt (Nguồn: Internet) Các lĩnh vực chủ yếu sử dụng tấm tản nhiệt: •Điều hòa công nghiệp •Hệ thống làm mát cho các tòa nhà •Hệ thống làm mát của các phương tiện giao thông •Công nghiệp hóa dầu, hóa chất 2.2.3.2 Yêu cầu vận chuyển và bảo quản tấm tản nhiệt Do hàng là thiết bị máy móc có kích cỡ đồng đều với các thông số cụ thể như sau: •Chiều dài 107 Cm •Chiều rộng 92 Cm •Chiều cao 124 Cm •Khối lượng 445 Kg Và không thể xếp chồng được lên nhau do nhôm vốn là kim loại có độ cứng không cao, nhất là khi ở dạng tấm mỏng, được uốn thành cấu trúc đặc biệt như tấm tản nhiệt. Vì thế mỗi tấm tản nhiệt đều được đóng trong kiện gỗ riêng biệt trước khi được xếp vào trong container chứa hàng. 29
  40. Hình 2.5: Tấm tản nhiệt chứa trong kiện gỗ (Nguồn: Internet) Sau khi đóng trong kiện gỗ, được chèn lót cũng như, dán các thông tin cần thiết về hàng, thì từng kiện sẽ được xe nâng càng đặt vào trong container với pallet chèn lót. Với số lượng trên B/L của đề tài là 7 kiện có tổng khối lượng 3115 Kg, thể tích 8.54 m³ thì container 20ft GP sẽ là phương án tối ưu tận dụng được khả năng chứa hàng cũng như tiết kiệm chi phí. Hình 2.6: Xếp hàng vào container (Nguồn: Internet) Nhằm đảm bảo các kiện hàng trong container không bị xê dịch, rơi khỏi vị trí, công nhân xếp hàng sẽ phải thực hiện các hoạt động chèn lót cơ bản như sử dụng các thanh gỗ hoặc các loại dây đai sử dụng trong container để giữ hàng. 30
  41. Hình 2.7: Các phương pháp chằng buộc hàng kiện trong container (Nguồn: Internet) Kỹ thuật chất xếp hàng trong container - Việc khối lượng được phân bổ đều sẽ phân bổ đều các lực tác động vào mặt sàn. Tránh các tác động gây móp méo hay tác động xấu đến container. - Việc chèn lót hàng trong container bằng việc đóng trong các kiện gỗ góp phần làm giảm sự tiếp xúc của hàng hóa với nhau gây hư hỏng tấm tản nhiệt. Việc chèn lót còn góp phần bảo vệ container với hàng hóa cũng như tạo điều kiện có thể xếp chồng các kiện với nhau. -Sử dụng thanh gỗ hoặc các loại dây đai góp phần làm giảm áp lực, hoặc các áp lực từ bên ngoài. Giảm bớt sự xê dịch, chấn động ảnh hưởng đến tính chất vật lý cũng như chức năng của tấm tản nhiệt. 2.2.4 Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng nhập khẩu cho lô hàng tấm tản nhiệt ❖ Schenker China sẽ thực hiện thuê vận tải đường bộ để chở hàng từ nhà máy của nhà xuất khẩu là công ty TNHH Thiết bị kỹ thuật năng lượng gió Xinxiang Yuxin ở tỉnh Hà Nam, Trung Quốc đến cảng xếp hàng được thỏa thuận trước đó là Cảng Thanh Đảo thuộc tỉnh Sơn Đông Trung Quốc. Các loại phí cho việc vận tải này gồm: (Các phí này sẽ được mô tả trong Phụ lục 5) •Phí vận tải bộ bằng xe tải 31
  42. •Phí xếp hàng vào container •Phí cân VGM Sau khi vận chuyển đến cảng xếp, Schenker China sẽ liên hệ với hãng tàu ASL để book chuyến, tính cước hàng, xếp hàng lên và lập vận đơn, các loại phí khi đến giai đoạn này sẽ bao gồm: •Phí xếp dỡ container (THC fee) •Phí booking (Booking fee) •Phí lập vận đơn (B/L fee) •Cước biển (Ocean Freight) Schenker China sẽ gửi bản Surrendered Bill của lô hàng cho Schenker VietNam để theo dõi lịch tàu và đối chiếu lập House Bill của Schenker Ocean phát hành cho người ủy thác là GE chi nhánh Hải Phòng, cũng như gửi kèm Credit Note ghi chép các khoản phí ở đầu xuất khẩu. ❖ Tiến hành tổ chức hoạt động nhập khẩu cho lô hàng tấm tản nhiệt Bước 1: Nhận pre-alert và thông tin lô hàng về Hải Phòng từ Schenker Trung Quốc thông qua email (xem phụ lục 1) Sau khi đầu ngoài là Schenker Trung Quốc đã làm giá và được khách hàng là GE Renewable Energy chấp nhận thì mail sẽ được forward cho Schenker Hải Phòng tiến hành xử lý lô hàng. Nhân viên hàng nhập sẽ được nhận thông tin về lô hàng thông qua: Logistics Service Purchase Order từ phía khách hàng (xem phụ lục 2) •Shipper: XINXIANG YUXIN WINDPOWER EPUIPMENT ENGINEERING •Incoterm: FCA •Mặt hàng: Tấm tản nhiệt (fins for heat exchanger) •Khối lượng: 3115.000KGS, thể tích 8.4CBM •Đóng vào container 20 feet •Cảng dỡ: Cảng Hải Phòng 32
  43. Bước 2: Nhân viên hàng nhập sẽ yêu cầu một bộ chứng từ đầy đủ bao gồm HB/L, MB/L, hóa đơn thương mại. o HB/L (xem phụ lục 3) o MB/L (xem phụ lục 4) o Debit note (xem phụ lục 5) o Credit note (xem phụ lục 6) - Nhân viên hàng nhập sẽ kiểm tra nội dung trên HB/L và MB/L thấy chính xác sẽ tiến hành lưu hồ sơ. - Khi kiểm tra MB/L thì lô hàng có số vận đơn AQDVHHD7030509 cước trả trước tức là Schenker Trung Quốc đã trả phí cho carrier thì khi đi lấy lệnh sẽ không phải trả cước nữa, chỉ trả tiền local charge ở Hải Phòng. - Khi kiểm tra HB/L thì lô hàng có số vận đơn CNBJS0000013493 cước trả sau tức là khách hàng GE Renewable Energy sẽ thanh toán nên khi nhận được chứng từ thì phải kiểm tra debit note, credit note để biết khách hàng phải trả bao nhiêu tiền cước. Bước 3: Theo dõi lịch tàu, cập nhật lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi Có hai cách kiểm tra lịch tàu: ➢ Lên website hãng tàu kiểm tra dự kiến tàu đến (ETA) nhưng phương pháp này không đáng tin cậy vì ETA có thể thay đổi nhưng hãng tàu không cập nhật vào Website hãng tàu. ➢ Gọi điện trực tiếp đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại Hải Phòng để kiểm tra ETA. Số điện thoại của văn phòng Matine Connections Vietnam là 84.313.250106. Kiểm tra trực tiếp với nhân viên hãng tàu sẽ nắm bắt cụ thể hơn ETA. Công việc này rất quan trọng vì trường hợp tàu về rồi mà mình không nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu mà mình không khai được EMNF, không gửi được giấy báo hàng đến cho khách. Khi đó tất cả các chi phí liên quan đến 33
  44. việc phát sinh lỗi này thì nhân viên hàng nhập sẽ chịu trách nhiệm như phí khai EMNF muộn, phí lưu container, phí lưu bãi Bước 4: Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu Nhân viên hàng nhập của Schenker sẽ theo dõi lịch tàu và báo cho khách hàng khi tàu cập cảng hoàn thành xếp dỡ hàng và phát lệnh giao hàng. Nhân viên hiện trường của Schenker Hải Phòng sẽ tiến hành đổi Delivery Order – Lệnh giao hàng tại đại lý của hãng tàu ASL tại Hải Phòng là Marine Connections VietNam phòng 810, tầng 8 tòa nhà TD Plaza. Khi đến đổi lệnh phải mang theo các giấy tờ như: •Giấy giới thiệu của công ty •Surrendered Bill của ASL Khi đổi lấy lệnh giao hàng, Schenker Hải Phòng sẽ đóng các khoản phí Local charges được Marine Connections thu, thay cho người nhận hàng gồm: •Phí chứng từ Doc fee •Phí xếp dỡ THC •Phí lưu container Demurrage •Phí mất cân bằng container CIC Trong khi nhân viên hiện trường được bộ phận kế toán công ty ứng trước các khoản tiền và đóng xong các loại phí kể trên cũng như tiến hành đóng phí bảo trì cơ sở hạ tầng cho container hàng nhập tại điểm thu phí. Bước 5: Thông quan hàng hóa 34
  45. Sơ đồ 2.3: Quy trình thông quan hàng nhập khẩu ( Nguồn: Tác giả tổng hợp) Bước 5.1: Chuẩn bị chứng từ làm thủ tục Hải quan cho lô hàng Bộ hồ sơ cho lô hàng nhập khẩu bao gồm: + Tờ khai Hải quan điện tử ( Phụ lục 12) 35
  46. + Hợp đồng thương mại ( Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng) + Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) + Vận đơn đường biển ( Bill of lading) + Phiếu đóng gói (Packing list) + Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin) (nếu có) + Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có) + Giấy báo hàng đến ( Notice document) Bước 5.2: Thực hiện khai báo hải quan điện tử Sau khi kiểm tra tính xác thực của bộ chứng từ, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai và lập tờ khai hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên chứng từ theo đúng các tiêu chí và khuôn mẫu chuẩn qua phần mềm khai báo hải quan điện từ ECUS5-VNACCS rồi gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan. Quy trình thực hiện khai báo Hải quan điện tử như sau: Bước 5.2.1: Sau khi đăng nhập hệ thống. Từ giao diện chính của chương trình, vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” như hình ảnh sau đây. Hình 2.8: Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” ( Nguồn: Internet) Khi đó màn hình tờ khai nhập khẩu hiện ra như sau: 36
  47. Hình 2.9: Tờ khai nhập khẩu ( Nguồn: Internet) • Nhập thông tin cơ bản của tờ khai : Hình 2.10: Thông tin cơ bản của tờ khai nhập khẩu ( Nguồn: Internet) Tiến hành nhập lần lượt thông tin vào các ô tiêu chí của tờ khai. Những ô tiêu chí màu xám, người khai Hải quan không cần nhập mà những ô dữ liệu này do Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Đối với các ô có dấu sao, người khai Hải quan bắt buộc nhập chính xác điền đầy đủ theo các thông tin đã được nhận trên bộ chứng từ. -Mã loại hình: Là hình thức của hàng hóa được nhập khẩu về: Nhập nguyên liệu của doanh nghiệp chế xuất với mã là E11. 37
  48. -Cơ quan Hải quan: Khi lựa chọn tên chi cục Hải quan thì mã cơ quan Hải quan cũng được tự động cập nhật: Chi cục Hải quan Khu chế xuất- Khu công nghiệp Hải Phòng (KCX-KCNHP). • Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác. Hình 2.11: Đơn vị xuất nhập khẩu ( Nguồn: Internet) -Người nhập khẩu: + Mã (mã số thuế): 0101442678; + Tên công ty: Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn GE tại Hải Phòng; + Địa chỉ: Lô H1-H6 và F13A, F13B, F14, F15 Khu Công nghiệp Nomura, Hải Phòng; + Điện thoại: 0313266044. - Người ủy thác nhập khẩu: Để trống - Người xuất khẩu: 38
  49. + Tên công ty: XINXIANG YUXIN WINDPOWER EQUIPMENT ENGINEERING CO., LTD; + Địa chỉ: CHINA; + Mã nước: CN (Trung Quốc). - Người ủy thác xuất khẩu: Để trống. • Thông tin vận đơn Hình 2.12: Thông tin vận đơn ( Nguồn: Internet) + Số vận đơn: CNBJS0000013493; + Số lượng kiện: 7 PK (Kiện); + Tổng trọng lượng hàng (Gross): 3.115 KGM (Kilogam); + Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 03TGS05 Nam Hải Đình Vũ; + Phương tiện vận chuyển: Nhập mã 9999, tên phương tiện là HANSA LANGELAND 1703W. Ngày hàng đến: 08/04/2017; Địa điểm dỡ hàng: Đình Vũ Nam Hải (mã VNDNH); Địa điểm xếp hàng: QINGDAO (mã CNTAO); 39
  50. • Hoá đơn thương mại Hình 2.13: Hóa đơn thương mại ( Nguồn: Internet) Phân loại hình thức hóa đơn: chọn Hóa đơn thương mại với mã A; Mã phân loại giá hóa đơn: A Số hóa đơn: YXFDCI1710; Ngày phát hành: 21/03/2017; Phương thức thanh toán: TTR; Điều kiện giá hóa đơn: FCA; Mã đồng tiền của hóa đơn: USD; Tổng trị giá hóa đơn: 22.260,00. • Danh sách hàng Hình 2.14 : Danh sách hàng hóa nhập khẩu ( Nguồn: Internet) 40
  51. Tên hàng (mô tả chi tiết): màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Thông tin hàng” tờ khai như sau: Hình 2.15 : Thông tin hàng hóa ( Nguồn: Internet) Tên hàng (mô tả chi tiết): Đế tản nhiệt bằng nhôm cho máy biến áp (107*92*124cm). Hàng mới 100%; Mã nước xuất xứ: CHINA; Mã số hàng hóa (mã HS): 85049031; Số lượng: 280 tấm (PCE); Trị giá hóa đơn: 22.260; Đơn giá hóa đơn: 79,5 USD/PCE; Trị giá tính thuế: 519.133.832 VND; Thuế và thu khác: 0%. Ấn nút Ghi để hoàn tất. Bước 5.2.3: Khai trước thông tin tờ khai (IDA) Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại và chọn mã nghiệp vụ 2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA) để gửi thông tin. Người khai Hải quan tiến hành khai báo và chọn chữ kí số từ danh sách. 41
  52. Hình 2.16: Nhập mã Pin của chữ kí số ( Nguồn: Internet) Hệ thống trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm: các thông tin về thuế được tự động tính, các thông tin còn thiếu. Hình 2.17: Thông tin tờ khai nhập khẩu đã đăng kí ( Nguồn: Internet) Doanh nghiệp kiểm tra lại một lần nữa các thông tin xem có chính xác chưa. Sau khi kiểm tra kĩ, nhân viên chứng từ chuyển sang bước tiếp theo. Bước 5.2.4: Đăng kí chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (IDC) Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ 3. Khai chính thức tờ khai (IDC) Việc khai báo được thực hiện bằng Tên và mật khẩu của công ty TNHH Schenker Việt Nam. Nếu không có lỗi xảy ra, hệ thống hải quan sẽ trả về số tờ 42
  53. khai là 101344780340 với mã số hàng hóa đại diện tờ khai là 8504, ngày khai báo 07/04/2017. Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa. Hình 2.18: Kết quả đăng kí tờ khai chính thức ( Nguồn: Internet) Bước 5.2.5: Lấy kết quả phân luồng, thông quan Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai. Trong trường hợp này lô hàng rơi vào luồng vàng. Hình 2.19: Kết quả phân luồng, thông quan ( Nguồn: Internet) 43
  54. Bước 5.3: Truyền dữ liệu khai báo, chờ xét duyệt phân luồng của cơ quan Hải quan Hệ thống của cơ quan Hải quan sẽ tiếp nhận , kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai của doanh nghiệp khai báo. Doanh nghiệp chờ đợi phản hồi của cơ quan Hải quan : Xảy ra một trong hai trường hợp sau: +Trường hợp 1: Không chấp nhận đăng kí tờ khai: Cơ quan Hải quan sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết thông qua hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử và kèm nêu rõ lý do. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các công việc sửa đổi, bổ sung hoàn thiện tờ khai. +Trường hợp 2: Chấp nhận đăng kí tờ khai : Nếu hồ sơ đăng kí của doanh nghiệp đủ điều kiện thì cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Nếu bộ hồ sơ hợp lệ thì Hải quan sẽ nhập các dữ liệu vào Hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử để đối chiếu, xử lý sau đó sẽ cấp về cho doanh nghiệp số tờ khai hải quan điện tử, thực hiện xét duyệt phân luồng rồi sau đó phản hồi thông tin về cho doanh nghiệp về lệnh hình thức, mức độ xét duyệt ( gồm 3 hình thức theo các cấp độ khác nhau 1,2,3 tương ứng là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ) Dựa trên các thông tin phản hồi phân luồng của cơ quan Hải quan, doanh nghiệp tiến hành in tờ khai Hải quan từ hệ thống, ký và đóng dấu xác nhận rồi làm các thủ tục tiếp theo: • Trường hợp 1: Kết quả phân luồng xanh Kiểm tra sơ bộ hồ sơ luồng xanh về các tiêu chí của tờ khai, nội dung khai, số lượng các chứng từ kèm theo. Hàng hóa của doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết bao gồm cả hồ sơ giấy cùng việc kiểm tra thực tế. Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan. Doanh nghiệp mang tờ khai Hải quan điện tử đến Đội giám sát chi cục hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục thông quan thực hiện các thủ tục để lấy hàng ở kho, bãi. • Trường hợp 2: Kết quả phân luồng vàng 44
  55. Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ Hải quan đến Đội thông quan chi cục Hải quan điện tử để xuất trình. Cơ quan Hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ Hải quan cùng chứng từ đi kèm bao gồm: Nội dung hồ sơ Hải quan, số lượng chủng loại hồ sơ, kiểm tra việc doanh nghiệp có đảm bảo việc tuân thủ các chính sách về xuất khẩu, nhập khẩu, các chính sách về thuế như trị giá tính thuế, số thuế phải nộp, giải quyết các tình trạng xét miễn thuế hay giảm thuế và các quy định pháp luật. Kiểm tra tên hàng, mã số hàng, xuất xứ hàng, điều kiện đóng gói, hun trùng, Sau khi kiểm tra chi tiết đối chứng, cơ quan hải quan in phiếu kiểm tra hồ sơ giấy rồi giao cho doanh nghiệp 01 bản. Chi cục Hải quan điện tử xét duyệt thông quan trên hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử. Doanh nghiệp mang tờ khai Hải quan điện tử đến Đội giám sát chi cục hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục thông quan thực hiện các thủ tục để lấy hàng ở kho, bãi như trường hợp luồng xanh. • Trường hợp 3: Kết quả phân luồng đỏ Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ Hải quan đến Đội thông quan chi cục Hải quan điện tử để xuất trình. Cơ quan Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ Hải quan để kiểm tra chi tiết sau khi yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi bổ sung các điều kiện của hồ sơ để đảm bảo các điều kiện hợp lệ. Nếu đồng ý các sửa đổi bổ sung của doanh nghiệp thì ghi kết quả xác nhận là chấp nhận, nếu không đồng ý ghi không chấp nhận rồi in phiếu kiểm tra chứng từ giấy, kí, đóng dấu xác nhận vào tờ khai bổ sung. Doanh nghiệp chuyển tiếp đến Đội thủ tục chi cục Hải quan cửa khẩu tiếp tục tiến hành kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa , đối chứng với các mục khai của tờ khai Hải quan cùng các chứng từ đi kèm như tên hàng, mã hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, đóng gói, xuất xứ, Kiểm tra mẫu theo tỷ lệ nhất định, nếu phát hiện có vi phạm tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng. Cán bộ Hải quan kiểm hóa xong xác nhận vào hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử, in phiếu kết quả kết luận kiểm tra thực tế và in, kí tên đóng dấu xác nhận vào ô Cán bộ kiểm hóa trên tờ khai Hải quan sau đó giao doanh nghiệp 01 bản. Chi cục Hải quan điện tử sẽ dựa vào các căn cứ kết quả kiểm tra của chi cục 45
  56. Hải quan cửa khẩu để xét duyệt thông quan trên hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử. Doanh nghiệp mang tờ khai đến Đội giám sát chi cục Hải quan cửa khẩu để làm thủ tục thông quan hàng hóa. Bước 5.4: Duyệt thông quan: Nhận tờ khai có dấu thông quan Sau khi tờ khai được thông quan với mã kiểm tra là 2 – Luồng vàng thì nhân viên hàng nhập của Schenker sẽ tiến hành in Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan hay còn gọi lại mã vạch hải quan của container 20GP chứa lô hàng với số hiệu GVCU2211437, giao cho nhân viên hiện trường để làm thủ tục đổi lệnh, nâng hạ container tại cảng với các thông tin chính như sau: Chi cục hải quan giám sát phụ trách tờ khai Tên đơn vị nhập khẩu Mã số thuế đơn vị nhập khẩu Số tờ khai hải quan và ngày mở tờ khai Trạng thái và luồng của tờ khai Phần thông tin của container gồm: số hiệu container, số chì của hãng tàu, ô ký xác nhận và đóng dấu của hải quan giám sát tại cảng, mã vạch để quét tại hải quan giám sát. Nhân viên hiện trường của Schenker Hải Phòng sẽ ra cảng dỡ hàng theo như thông tin trên Delivery Order được đổi trước đó tại đại lý của hãng tàu ASL ở đây là cảng Nam Hải Đình Vũ, phải mang các giấy tờ gồm: Lệnh giao hàng: 1 bản chính và 1 bản sao Giấy giới thiệu của công ty Schenker Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát và tờ khai lô hàng Biên lai thu phí cơ sở hạ tầng Quy trình đổi lệnh tại cảng Nam Hải Đình Vũ như sau: 46
  57. -Ký hải quan giám sát và giao tờ khai, biên lai thu phí cơ sở hạ tầng, nhân viên hiện trường sẽ nhận lại mã vạch với chữ ký, dấu của cán bộ hải quan có đầy đủ ngày tháng. -Sang quầy thương vụ của văn phòng cảng, nộp 2 bản của lệnh giao hàng, giấy giới thiệu và danh sách container đủ điều kiện qua khu vực hải quan được ký. Tại đây nhân viên thương vụ của cảng sẽ làm thủ tục và xuất hóa đơn cho các phí liên quan đến nâng hạ và vệ sinh container dựa theo mã số thuế của công ty. Hóa đơn sẽ gồm 2 liên trắng và hồng (nhân viên hiện trường sẽ kiểm tra ký và giao lại liên trắng) - Nhân viên hiện trường cầm hóa đơn liên hồng qua quầy thu ngân để đóng tiền và nhận dấu của thu ngân, sau đó cầm hóa đơn hồng quay lại quầy thương vụ để nhận lại lệnh nâng, hạ hàng – Phiếu EIR trong đó ghi rõ vị trí cụ thể của container trong bãi, số lệnh giao hàng, tên của nhân viên hiện trường, số hóa đơn liên hồng đã đóng tiền cũng như phần mô tả tình trạng của container để nhân viên hiện trường làm việc với người giao nhận tại bãi để kiểm tra container. Sau khi đổi lệnh giao hàng để lấy lệnh nâng hạ tại cảng Nam Hải Đình Vũ, nhân viên hiện trường sẽ liên hệ với lái xe tải để điều xe vào bãi làm thủ tục nhận container, khi vào bãi để nhận hàng sẽ phải đem theo bản sao của lệnh giao hàng, lệnh nâng hạ và phiếu cược container bản sao để xác nhận đã hoàn thành các thủ tục đối với hãng tàu cũng như văn phòng cảng. Tại đây nhân viên hiện trường sẽ đại diện cho Schenker để cùng kiểm tra tình trạng container với người giao nhận tại bãi container và ghi vào phiếu EIR phục vụ cho việc kiểm tra vỏ container sau này của đại lý hàng tàu trước khi trả lại cược cho Schenker. Container sẽ được kiểm tra đầy đủ seal niêm phong trước khi được nâng lên xe và đem về kho rút hàng của GE. Một lần nữa nhân viên hàng nhập kiểm tra thông tin trên giấy báo hàng đến có khớp với thông tin trên HB/L và MB/L. Sau đấy khai EMNF trên trang Cổng thông tin một cửa quốc gia Làm giấy báo hàng đến, debit note gửi cho khách hàng. 47
  58. Bước 5.5: Quyết toán và lưu hồ sơ -Sau khi hoàn thành bộ chứng từ và hồ sơ Hải quan, doanh nghiệp lưu lại và bàn giao cho bộ phận kế toán của công ty để theo dõi, tạm ứng, công nợ với các đại lý, hạch toán chuyến, Update vào báo cáo sản lượng hàng nhập khẩu theo ngày để tổng hợp vào cuối tháng -Báo cáo tình hình hàng nhập khẩu của chi nhánh lên tổng công ty. Bước 6: Cập nhật phí Local charge lên hệ thống Tango và xuất hóa đơn - Local Charge là tất cả các phí mà Schenker Haiphong thu của khách hàng GE. Chi tiết các loại phí này sẽ được nêu rõ ở 2.2.4.2 -Hệ thống Tango là hệ thống nội bộ của DB Schenker. Bước 7: Kế toán xuất hóa đơn sau đó giao liên 2 cho khách hàng và thu tiền thông qua chuyển khoản 2.2.5 Dự tính hiệu quả thực hiện hợp đồng 2.2.5.1 Doanh thu hoạt động nhập khẩu lô hàng tấm tản nhiệt Chi tiết những khoản chi phí Schenker sẽ thu GE được thể hiện ở debit note số 013493-CNBJS (Xem phụ lục 5) Tỷ giá hối đoái được sử dụng lấy từ Website www.oanda.com là: 1CNY = 0.14513 USD 1USD = 23080.4 VND vào ngày 31/3/2017 Trong bảng mô tả chi tiết chi phí thì bảy loại phí đầu tiên là các chi phí Schenker Việt Nam thu hộ Schenker Trung Quốc. Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu về Hải Phòng được thể hiện từ 13 loại phí còn lại được thể hiện trong bảng sau: 48
  59. Bảng 2.3: Doanh thu từ nhập khẩu tấm tản nhiệt (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) LOCAL Đơn Số Đơn giá Thành tiền STT CHARGES AT vị lượng (USD) (VND) HAIPHONG tính Phí lệnh giao hàng 8 1 HB/L 30 692.412 (DO fee) Phụ phí xếp dỡ tại 20’ 9 1 91 2.100.316 cảng (THC fee) GP Phí cân bằng 20’ 10 Container (CIC 1 77 1.777.191 GP fee) Phí nâng hạ 20’ 11 1 45 1.038.618 (LOLO fee) GP Phí vận chuyển nội 20’ 12 1 85 1.961.834 địa (Trucking fee) GP 20’ 13 Phí handing 1 35 807.814 GP 14 Phí E-manifest 1 HB/L 8 184.643 Phí vệ sinh 20’ 15 1 8 184.643 container GP Phí freight collect 16 1 HB/L 25 577.010 finance Phí lưu container 20’ 17 1 38.94 898.732 (DEM fee) GP 18 Cước đường bộ 1 HB/L 6.07 140.000 Phụ phí cơ sở hạ 19 1 CONT 10.83 250.000 tầng Phí vệ sinh công 20 1 CONT 7.15 165.000 nghiệp TỔNG 466.99 10.778.213 Chi tiết các chi phí trong bảng được lấy trong phụ lục 5. Số thứ tự của các chi phí theo như thứ tự trong debit note. ✓ Phí D/O viết tắt của chữ Delivery Order fee hay còn gọi là phí lệnh giao hàng, phí này phát sinh khi hàng cập cảng đến và hãng tàu/forwarder làm D/O lệnh giao hàng để consignee mang D/O này ra cảng xuất trình với hải quan để lấy hàng. Trong lô hàng này Schenker thu phí D/O có giá 30 USD cho một HB/L. 49
  60. ✓ Phụ phí THC ( Terminal Handing Charge) là khoản phụ phí xếp dỡ hàng hóa thu theo mỗi container được tính vào Local Charges để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng như: xếp dỡ, tập kết container từ bãi container ra cầu tàu Đối với container 20 feet của lô hàng tấm tản nhiệt thì 1 container 20 feet Schenker sẽ thu 91 USD ✓ Phụ phí CIC (Container imbalance Charge)- phụ phí chuyển vỏ rỗng. Đây là một hình thức phụ phí cước biển mà các hang tàu chợ thu để bù đắp chi phí phát sinh từ việc điều chuyển một lương lớn container rỗng từ nơi thừa đến nơi thiếu. Đối với container 20 feet của lô hàng tấm tản nhiệt thì 1 container 20 feet Schenker sẽ thu 77 USD. ✓ Phí nâng hạ (LOLO fee) là phí nâng, hạ container bằng cần cẩu. Đối với container 20 feet của lô hàng tấm tản nhiệt thì 1 container 20 feet Schenker sẽ thu 45 USD. ✓ Phí vận chuyển nội địa (Trucking fee) là phí vận chuyển nội địa từ cảng về kho của mình. Đối với container 20 feet của lô hàng tấm tản nhiệt thì 1 container 20 feet Schenker sẽ thu 85 USD ✓ Phí handling fee là 1 loại phí tổn vì hãng tàu hoặc forwarder lập ra thu của shipper hoặc consignee nhằm mục tiêu bù đắp phí tổn chịu trách nhiệm về lô hàng của doanh nghiệp. Trong lô hàng này Schenker thu phí handling có giá 35 USD cho một container 20 feet. ✓ Phí E-manifest là phí khai hải quan điện tử mà Schenker sẽ tiến hành khai trên trang Cổng thông tin một cửa quốc gia. Một HB/L thì Schenker sẽ thu 8 USD. ✓ Phí vệ sinh container là chi phí phải trả cho hãng tàu để làm vệ sinh vỏ container rỗng sau khi người nhập khẩu lấy container về kho và trả container rỗng. Một container 20 feet thì Schenker sẽ thu 8 USD cho phí vệ sinh container. ✓ Phí freight collect finance là chi phí Schenker tiến hành thu GE nhằm bù đắp các phí tổn về tỷ suất. Thỏa thuận ở đầu xuất là CNY , ở Việt Nam là VNĐ và USD không thể tránh khỏi các hao hụt khi chuyển đổi tỷ giá. Một container 20 50
  61. feet thì Schenker sẽ thu 8 USD cho phí vệ sinh container. Một container 20 feet thì Schenker sẽ thu 25 USD cho phí freight collect finance. ✓ Phí lưu container (DEM fee) là một loại phí mà khách hàng là nhà nhập khẩu hay xuất khẩu phải trả cho hãng tàu khi việc lưu container tại cảng vượt quá thời gian quy định. Phí DEM được thể hiện cụ thể ở phụ lục 7 có hóa đơn số 0090119. ✓ Cước đường bộ trong quá trình vận chuyển được thể hiện trong phụ lục 8 có hóa đơn số 0173099 và 0151377. ✓ Phụ phí cơ sở hạ tầng cảng biển chỉ thu ở Hải Phòng đối với container 20 feet là 250.000 VNĐ được thể hiện ở mục lục 4 có hóa đơn số 0074933. ➢ Tổng doanh thu mà Schenker Hải Phòng thu GE là 10.778.213 VNĐ 2.2.5.2 Chi phí hoạt động nhập khẩu lô hàng tấm tản nhiệt Tất cả các chi phí hoạt động nhập khẩu cho lô hàng tản nhiệt mà Schenker Hải Phòng chi trả trong quá trình tiến hành hoạt động nhập khẩu được thể hiện trong bảng 2.4 dưới đây: - Bốn chi phí bao gồm: Phụ phí xếp dỡ tại cảng dỡ (THC destination fee), phí cân bằng Container (CIC fee), Phí vệ sinh Container, Phí chứng từ mà Schenker trả cho chi nhánh hãng tàu ASEAN SEAS LINE tại Việt Nam được thể hiện trong phụ lục 11. - Các chi phí là: Phí vệ sinh công nghiệp, phí hạ container rỗng & phí nâng container hàng là chi phí mà cảng Đình Vũ thu Schenker Hải Phòng được thể hiện trong phụ lục 9 với số hóa đơn lần lượt là 0133085 và 0133767. - Các chi phí: Phí lưu container (DEM fee), cước đường bộ, phụ phí cơ sở hạ tầng đã giải thích ở mục 2.2.5.1. - Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho mỗi lô hàng là 746.550VNĐ được dự tính thông qua phòng Tài chính - Kế toán của công ty. 51
  62. Bảng 2.4 : Chi phí cho hoạt động nhập khẩu tấm tản nhiệt (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Số Đơn vị Đơn giá VAT Thành tiền STT Chi phí lượng tính % Phụ phí xếp dỡ tại 1 20’ GP 90.25 5 95 USD 1 cảng dỡ (THC USD destination fee) Phí cân bằng 1 20’ GP 100 5 105,26 USD 2 Container (CIC USD fee) Phí vệ sinh 1 20’ GP 104.500 5 110.000 VNĐ 3 Container VNĐ Phí chứng từ 1 B/L 665.000 5 700.000 VNĐ 4 (Import doc Fee) VNĐ Phí lưu container 1 20’ GP 853.795 5 898.732 VNĐ 5 (DEM fee) VNĐ Phí vệ sinh công 1 CONT 150.000 10 165.000 VNĐ 6 nghiệp VNĐ 1 HB/L 140.000 0 140.000 VNĐ 7 Cước đường bộ VNĐ Phụ phí cơ sở hạ 1 CONT 250.000 0 250.000 VNĐ 8 tầng VNĐ Phí hạ container 1 CONT 330.000 10 363.000 VNĐ 9 rỗng VNĐ Phí nâng 1 CONT 460.000 10 506.000 VNĐ 10 container hàng VNĐ 1 HB/L 746.550 0 746.550VNĐ 11 Chi phí quản lý VNĐ 8.501.812,9 TỔNG VNĐ 2.2.5.3 Kết quả tài chính của hoạt động nhập khẩu lô hàng tấm tản nhiệt Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu – Chi phí = 10.778.213 – 7.754.812,9 = 2.276.850,1 (VNĐ). 2.2.6 Đánh giá khó khăn thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng 2.2.6.1 Thuận lợi Như chúng ta có thể thấy được qua quá trình kể từ khi đàm phán. giao kết đến lúc thực hiện hợp đồng cung cấp Dịch vụ logistics cho lô hàng tấm tản nhiệt 52
  63. Schenker đã tận dụng được ưu thế về tính liên kết giữa các chi nhánh ở quốc gia xuất khẩu (Trung Quốc) và quốc gia nhập khẩu (Việt Nam). Qua đó giúp cho việc tổ chức hoạt động logistics được thống nhất và đồng bộ nhanh chóng từ khâu chuyển hàng ra cảng xếp cho đến giám sát lịch tàu chạy. Bên cạnh thì các khoản chi phí được chi ra cũng sẽ được thống nhất một cách rõ ràng và được liệt kê dựa theo khu vực chi nhánh phụ trách để khách hàng nắm rõ được các chi phí sẽ phải nộp cho từng chi nhánh. và nộp cho việc gì. Cùng với việc phát hành HB/L dưới danh nghĩa Schenker Ocean ghi tên người gửi hàng và người nhận hàng đều là chi nhánh của Schenker China và Schenker Vietnam thì góp phần giúp cho việc phối hợp gửi và lấy hàng một cách nhanh chóng. Đặc biệt việc chuyển giao các chứng từ kèm thông tin cần thiết với Shipping Alert cho Schenker Việt Nam cũng tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch tiếp nhận lô hàng một cách hiệu quả nhất. 2.2.6.2 Khó khăn Lô hàng tấm tản nhiệt là mặt hàng máy móc kỹ thuật nên khi được đưa và hệ thống hải quan điện tử của Tổng cục Hải Quan thì được đưa vào luồng vàng và tuy đã được thông quan nhưng vẫn được hải quan lưu ý vì chủ trương hạn nhập máy móc. chi tiết kỹ thuật cũ đã qua sử dụng. Công tác làm thủ tục hải quan thông quan cho lô hàng còn phát sinh nhiều khoản tiền tiêu cực không nằm trong chi phí thực cho nhân viên cảng cũng như nhân viên hải quan để quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng được thuận lợi và nhanh chóng hơn. Điều này làm giảm một phần lợi nhuận của công ty và dễ gây ra hiện tượng hư hỏng đối với các nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ này, nếu họ không trung thực sẽ kê khai khoản phí này nhiều hơn so với số tiền thực sự họ đã chi mà việc này rất khó kiểm soát. Nhân viên chứng từ vẫn mắc sai sót và chậm trễ, thông tin trên bộ chứng từ đôi lúc không trùng khớp, thiếu chính xác, mất thời gian và chi phí cho việc điều chỉnh những thông tin sai lệch. 53
  64. 2.2.7 Đề xuất một số giải pháp 2.2.7.1 Giải pháp hoàn thiện quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng Về việc đàm phán ký kết hợp đồng, do đối tác của doanh nghiệp từ trước tới nay là các đối tác quen thuộc nện hợp đồng của doanh nghiệp thường mang tính hình thức, nhưng hiện nay doanh nghiệp mở rộng thêm các đối tác mới, do đó mà doanh nghiệp cần phải quan tâm đến cả nội dung và hình thức của hợp đồng để đảm tính chặt chẽ và hợp lệ với quy định của hợp đồng. 2.2.7.2 Giải pháp hoàn thiện quy tình thanh toán Về thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu, hiện nay hầu hết trên thế giới đều sự dụng phương pháp thanh toán L/C (Phương thức tín dụng chứng tử - Letter of Credit). Việc thanh toán tiền hàng của công ty là do Phòng Kế toán – Tài chính thực hiện, hiện nay thì công ty tiến hành thanh toán theo phương thức TT (Chuyển tiền bằng điện – Telegraphic Transfer) với phương thức thanh toán này tạo được ưu điểm cho công ty là thủ tục đơn giản, nhanh chóng giúp cho người hưởng lọi dễ nhận được tiền, tuy nhiên thì phương thức thanh toán này không đáng tin cậy, nếu như công ty thực hiện việc trả trước thì khi nhận được hàng hóa có xảy ra sai sót về chất lượng, số lượng, kiểu cách mẫu mã thì điều này gây thiệt hại cho công ty, còn nếu như tiến hành trả sau thì gây bất lợi cho người xuất khẩu và thường thì khi sử dụng việc thanh toán này thường áp dụng cho các bên có mối quan hệ không lâu dài, mà theo như chiến lược của công ty thì công ty đã chính thức làm đại lý cho thương hiệu INTERNATIONAL của Mỹ, do đó mà công ty nên tiến hành mở L/C để đảm bảo tạo an toàn, tin cậy cho đối tác làm nâng cao mối quan hệ của hai bên. Doanh nghiệp cần phải tạo dựng được mối quan hệ với Ngân hàng để tạo điều kiện về vay vớn. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng nên tạo mối quan hệ với nhiều ngân hàng khác thay vì chỉ liên kết với một Ngân hàng như hiện nay để nhằm tránh các rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng tới việc thanh toán. 54
  65. doanh nghiệp thường thanh toán bằng ngoại tệ nên doanh nghiệp cần dự trữ ngoại tệ để đảm bảo cho việc thanh toán, cũng như với sự biến động của tỷ giá hối đoái. 2.2.7.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình tiếp nhận hàng hóa tại cảng Tiếp nhận hàng hóa là một khâu khá quan trọng quy trình nhập khẩu hàng hóa, nếu việc giao nhận hàng hóa tại cảng diễn ra thuận lợi sẽ giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được chi phí cũng như thời gian thực hiện, theo sát được lô hàng nhập khẩu kể từ khi tiến hàng làm thủ tục cho tới khi hàng hóa được đưa về kho an toán, đảm bảo cho đúng qua trình kinh doanh không ảnh hưởng tới việc giao hàng của doanh nghiệp. Hiện nay việc tiếp nhận hàng hóa của doanh nghiệp là do bộ phận XNK đảm nhiệm và số lượng nhân viên trong phòng ban còn hạn chế, doanh nghiệp nên xem xét để thuê thêm nhân viên chuyên về giao nhận để thực hiện. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên phân công nhân viên chuyên về từng mảng riêng để công việc được hoàn thành tốt hơn. Việc vận chuyển hàng từ cảng về công ty là do công ty tự thực hiện, khi hàng về tới cảng và sau khi thực hiện song các thủ tục giải phóng hàng tại cảng thì công ty trực tiếp cử nhân viên của mình lái xe về kho của công ty tại, tuy nhiên do nhân viên vận hành xe của công ty còn yếu kém nên trong quá trình chạy xe về đã xảy ra sự cố gây tắc nghẽn giao thông, vì vậy mà khi tiến hành việc vận chuyển xe về khi thì công ty nên lựa chọn các nhận viên có tay nghề cao trực tiếp đi lái xe, và công ty cần phải đào tạo các nhân viên còn yếu kém, thường xuyên thực hiện việc kiểm tra trình độ của nhân viên. 2.2.7.4 Giải pháp hoàn thiện quá trình làm thủ tục hải quan Quá trình làm thủ tục hải quan khá quan trọng cần phải hiểu về quy trình thủ tục hải quan nểu không sẽ gây mất thời gian và hàng sẽ bị ứ đọng tại cảng gây rắc rối cho công ty, vì vậy mà công ty nên đào tạo nhân viên chuyên sau hơn về việc làm thủ tục hải quan, tạo mối quan hệ để việc thực hiện hải quan được nhanh chóng hơn. Khi tiến hành kiểm tra hàng tại cảng nhân viên kiêm tra chất lượng 55
  66. của công ty cần phải phối hợp với hải quan để đảm bảo việc kiểm tra được cẩn thận tránh trường hợp khi đưa về kho mới phạt hiện ra lỗi, lúc này sẽ gây thiệt hai cho công ty. Doanh nghiệp cần phải phân công nhân viên chuyên về chứng từ để kiểm tra, xử lý chứng từ một cách chính xác, vì chứng từ khá là quan trọng là bằng chứng cho mọi quá trình hoạt động nếu có xảy ra sai sót thì sẽ mất rất nhiều thời gian để hủy bỏ và sửa đổi, nhất là trong quá trình khai báo hải quan điện tử nên phân cho nhân viên chứng từ đẩm nhiện việc khai báo, tránh xảy ra khai báo nhầm hay sai sót, vì việc khai báo hải quan điện tử khá là phức tạp việc phân luồng đều tự động nếu xảy ra sai sót sẽ mất rất nhiều thời gian để hủy bỏ và làm lại. Doanh nghiệp cũng nên cập nhật thường xuyên các văn bản phát luật liên quan tới Nhập khẩu hàng hóa, những thay đổi về thông tư, quy định của nhà nước để kịp thời thay đổi cho phù hợp tránh bị động gây ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh. 2.2.7.5 Giải pháp nâng cao trình độ cho nhân viên Trong mọi lĩnh vực của cuốc sống thì việc phát huy khả năng của con người là quan trọng nhất, vì vậy mà doanh nghiệp cần phải quan tâm tới đội ngũ nhân viên của mình. Do đó để nâng cao được chuyên môn của mình thì công ty nên cứ các bộ công nhân viên tham gia tập huấn nhằm đào tạo về các kỹ năng trong việc nhập khẩu hàng hóa, như là việc xử lý các chứng từ phải chính xác tránh xảy ra sai sót vì chứng từ cũng khá là quan trọng, nó là cơ sở để thực hiện các bước trong quy trình, nâng cao được kỹ năng khai báo hải quan trong bước khai bảo hải quan khá là phức tạp và nếu xảy ra sai sót thì sẽ mất nhiều thời gian để xử lý. Bên cạnh đó còn phải hiểu rõ về pháp luật trong nước và pháp luật của nước xuất khẩu để thực hiện công việc một cách linh hoạt và tranh gây tổn thất. Như vậy, trong tương lại doanh nghiệp cần phải quan tâm và đầu tư hơn nữa về việc phát triển các mặt hàng nhập khẩu bằng container và do những lợi thế trên công ty có thể phát triển thêm lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng container để tạo lợi thế và đa dạng ngành nghề kinh doanh. 56
  67. Quy trình nhập khẩu vận chuyển bằng container tại doanh nghiệp hiện đang được thực hiện bởi Schenker Hải Phòng mà đội ngũ nhân viên trong lĩnh vực này còn ít kinh nghiêm do đó công ty cần tổ chức đào tạo nhằm nâng cao trình độ tay nghề, đặc biệt chú trọng nâng cao chuyên môn về các thủ tục nhập khẩu hàng bằng continer quan trọng nhất là việc kiểm tra giất tờ không được để xảy ra sai sót nhằm tránh hậu quả thất thoát. 2.2.7.6 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty Thiêt lập mối quan hệ với các ngân hàng cũng như với các đối tác làm ăn lâu dài để có được sự hỗ trợ về nguồn vốn khi cần thiết. Bên cạnh đó thì công ty cũng cần phải tính toán về lợi nhuận cũng như thua lỗ đê đề phòng các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. 57
  68. CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS HÀNG TẤM QUANG ĐIỆN MẶT TRỜI XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM 3.1 Tìm hiểu quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu chung tại công ty TNHH Schenker Việt Nam chi nhánh Hải Phòng Nhận và xử lý thông tin từ nhà nhập khẩu ↓ Thông báo cho bên sản xuất chuẩn bị hàng xuất ↓ Thuê tàu ( Booking) ↓ Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ ↓ Thông quan hàng xuất ↓ Phát hành vận đơn ↓ Thực xuất tờ khai ↓ Thanh toán tiền cước với hãng tàu ↓ Quyết toán và lưu hồ sơ Sơ đồ 3.1: Quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu tại công ty TNHH Schenker Việt Nam chi nhánh Hải Phòng (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 58
  69. Bước 1: Nhận và xử lý thông tin từ người nhập khẩu Nhận đơn đặt hàng của khách hàng Báo giá Nhận phản hồi từ khách hàng và ký kết hợp đồng Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận và xử lý thông tin từ người nhập khẩu (Nguồn: Tác giả tổng hợp) Nhận đơn hàng từ nhà nhập khẩu Khách hàng sẽ liên hệ với nhân viên kinh doanh của công ty thông thường qua email hoặc fax. Nhân viên kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận một số thông tin từ khách hàng cung cấp như: - Loại hàng, số lượng hàng: Căn cứ theo thông tin về loại hàng và số lượng hàng được cung cấp bởi khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn loại container phù hợp nhất để có thể vừa đảm bảo được chất lượng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển vừa tối thiểu được chi phí. Ví dụ: Hàng rau củ quả tươi sẽ chọn container lạnh, container 20’RF hoặc 40’RF tùy thuộc vào lượng hàng là nhiều hay ít. Nếu là hàng bách hóa chọn container khô và tùy thuộc vào số lượng hàng chọn container 20’DC hoặc 40’DC. - Cảng đi, cảng đến: Dựa vào thời gian và quãng đường vận chuyển để tính toán giá cước vận chuyển. Nếu thời gian và quãng đường vận chuyển dài thì cước vận chuyển cao và ngược lại. - Thông tin của người nhập khẩu: địa chỉ, email, số fax, số tài khoản - Thời gian xuất hàng dự kiến: căn cứ vào thông tin được cung cấp nhân viên công ty sẽ tìm một lịch trình tàu chạy và lên kế hoạch để đóng hàng sao cho phù hợp. 59
  70. - Phương thức thanh toán: Có 3 cách như thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng điện chuyển tiền và thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Khách hàng sẽ chọn phương thức nào mà họ cho là hợp lý nhất. Báo giá (chào giá cho khách): Dựa theo giá chào của các hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính toán chi phí và báo giá cho khách hàng. Tất cả giao dịch đều phải được lưu lại để kiểm tra khi cần thiết. Nhận phản hồi của khách hàng và ký kết hợp đồng: Nếu khách hàng chấp nhận giá cước vận chuyển và lịch trình tàu chạy mà bên nhân viên của công ty đưa ra thì khách hàng sẽ gửi cho công ty một bản yêu cầu đặt chỗ. Sau khi khách hàng đồng ý với những điều khoản được nêu ra, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán. Nếu các điều khoản đưa ra là phù hợp được các bên chấp thuận thì hợp đồng thuê dịch vụ sẽ được ký kết. Hợp đồng thuê dịch vụ bao gồm: - Số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng - Tên, địa chỉ, mã số thuế, số fax, đại diện các bên có liên quan - Các điều khoản trong hợp đồng như loại hàng, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán Bước 2: Thông báo cho bên sản xuất chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu - Hàng xuất khẩu sẽ được đóng gói, phân loại và phải đảm bảo được chất lượng của hàng hóa theo đúng như những điều khoản được ghi trong hợp đồng. - Bên công ty sẽ có trách nhiệm gửi đơn đặt hàng của nhà nhập khẩu cho nhà xuất khẩu để công ty có kế hoạch sản xuất hàng hóa đáp ứng được số lượng hàng xuất khẩu. Thời hạn để công ty sản xuất hoàn thành đơn hàng sẽ được đưa ra dựa theo hợp đồng ngoại thương. Bước 3: Thuê tàu (booking) Sau khi khách hàng chốt ngày giờ đưa hàng lên tàu với công ty. Nhân viên giao nhận sẽ gửi cho phòng giao nhận yêu cầu của khách hàng để phòng giao nhận làm thủ tục book cont với hãng tàu. Nhân viên giao nhận rút tiền mặt hoặc yêu 60
  71. cầu kế toán chuyển khoản cho hãng tàu, sau đó lên hãng tàu lấy booking confirmation. Hãng tàu sẽ gửi booking confirmation, sau khi nhận được nhân viên giao nhận liên lạc với khách hàng để thông báo cho họ chủ động trong việc đóng hàng hóa và làm thủ tục thông quan hàng xuất. Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa và thuê khai hải quan của công ty thì lệnh cấp container rỗng cũng như mọi chi tiết liên quan đến lô hàng xuất bao gồm thông tin về thời gian đóng hàng, bộ chứng từ sẽ được khách hàng gửi đến phòng giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó. Sau đó, booking profile sẽ được lập bởi nhân viên kinh doanh để kê khai thông tin của lô hàng và được chuyển xuống cho phòng chứng từ. Trên đó bao gồm: - Tên công ty xuất khẩu, người thực hiện, số điện thoại, số fax - Tên hãng, cảng đi, cảng đến - Phương thức thanh toán - Các chi phí liên quan khác Bước 4: Đóng hàng và chuẩn bị bố chứng từ ✓ Đổi lệnh cấp container rỗng trên hãng tàu Booking note sẽ được in bởi nhân viên vận tải và được chuyển cho nhân viên chạy lệnh cầm booking note lên hãng tàu để lấy lệnh cấp container rỗng và chì. Lệnh cấp container rỗng có hai loại là lệnh cấp container rỗng có chỉ danh và lệnh cấp container rỗng không chỉ danh. Thông thường, 1 lệnh cấp container rỗng sẽ bao gồm: - Tên chủ hàng 61
  72. - Số hiệu container ( lệnh có chỉ danh) - Chủ khai thác( không chỉ danh) - Số lượng, loại container( không chỉ danh) - Chữ ký và dấu có hiệu lực ✓ Lấy số container rỗng, phiếu giao nhận, số chì Nhân viên chạy lệnh sẽ phải xuất trình một số giấy tờ sau để lấy số container, số chì, đóng tiền nâng hạ và lấy phiếu EIR: - Giấy giới thiệu - Chứng minh thư nhân dân - Lệnh cấp container rỗng ✓ Chuẩn bị phương tiện vận tải Phương tiện vận tải sẽ được bố trí sắp xếp đến bãi để kéo container rỗng nhà máy sản xuất chuẩn bị sẵn sàng cho việc đóng hàng lên xe. ✓ Chuẩn bị bộ chứng từ - Hợp đồng thương mại (Contract) - Tờ khai hải quan (Customs Declaration) - Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) - Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu - Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) - Vận đơn (Bill of Lading) Trong trường hợp hàng hóa xuất khẩu là thực phẩm thì phải đăng ký kiểm dịch. Các giấy tờ bao gồm: - Hợp đồng ngoại thương - Packing list (1 bản chính) - Invoiice (1 bản chính) - Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) - Vận đơn 62
  73. Sau khi đã chuẩn bị được một bộ hồ sơ hòa chỉnh, bộ hồ sơ sẽ được nhân viên giao nhận chuyển đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch ( trong trường hợp hàng hóa xuất khẩu là thực phẩm hoặc thực vật). Nhân viên kiểm dịch sữ thực hiện kiểm tra hồ sơ, nếu không phát hiện bất kỳ sai phạm nào sẽ đóng dấu và ký vào giấy đăng ký kiểm dịch. Hàng hóa sẽ được nhân viên kiểm dịch tiến hàng kiểm tra sau khi cập cảng. Nhân viên giao nhận sẽ có trách nhiệm đưa nhân viên kiểm dịch đến container chứa hàng hóa. Sau khi kiểm tra lô hàng xuất khẩu đã đạt tiêu chuẩn sẽ được cấp một chứng thư là bằng chứng chứng nhận cho tình trạng bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm của hàng hóa. Bước 5: Thông quan hàng xuất Người xuất khẩu sẽ phải làm thủ tục hải quan cho lô hàng của mình để thông quan hàng hóa. Các bước làm thủ tục hải quan bao gồm: - Khai và nộp tờ khai hải quan: tờ khai hải quan có mẫu được lập sẵn theo quy định. Trước đây còn sử dụng hình thức viết tay theo các mẫu đã được in sẵn. Tuy nhiên ngày nay đã được thực hiện trên hải quan điện tử. - Lấy kết quả phân luồng : + Luồng xanh: luồng may mắn, không kiểm tra hồ sơ và hàng hóa. Hồ sơ sẽ được cán bộ hải quan chuyển cho cán bộ chi cục để duyệt sau đó sẽ đóng dấu thông quan hàng hóa. + Luồng vàng: Phải xuất trình một số giấy tờ như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, các chứng từ khác liên quan để kiểm tra hồ sơ mà không cần phải kiểm tra hàng hóa. Hồ sơ sẽ được cán bộ hải quan chuyển cho cán bộ chi cục để duyệt sau đó sẽ đóng dấu thông quan hàng hóa nếu hợp lệ. + Luồng đỏ: mức độ kiểm tra là nhiều nhất, kiểm tả cả hàng hóa và hồ sơ. Chủ hàng xuất trình 10%, 15% hay 100% tùy vào tỷ lệ phân kiểm hóa mà chi cục đưa ra để cán bộ hải quan tiến hàng kiểm tra. Sau khi hoàn thành công đoạn kiểm tra hàng hóa và xác nhận hàng hóa hợp lệ, hồ sơ sẽ được cán bộ hải quan chuyển cho cán bộ chi cục để duyệt sau đó sẽ đóng dấu thông quan. 63
  74. Bước 6: Thực xuất tờ khai Bộ phận chứng từ sẽ nhận được vận đơn từ hãng tàu sau khi tàu chạy. Nhân viên giao nhận sẽ nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận của công ty đến Chi cục Hải quan để nộp vận đơn và tờ khai sau đó cán bộ Hải quan sẽ tiến hành đóng dấu xác nhận thực xuất lô hàng.” Bước 7: Thanh toán tiền cước với hãng tàu Trên cơ sở điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng, các bên sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán với nhau. Bước 8: Quyết toán và lưu hồ sơ Sau khi đã hoàn thành xong mọi thủ tục người giao nhận sẽ có nhiệm vụ là kiểm tra lại tất cả các chứng từ sau đó sắp xếp chúng thành một bộ hoàn chỉnh để gửi cho giám đốc ký tên và đóng dấu sau đó chuyển qua cho khách hàng kèm theo một bản Debit note có ghi mọi chi phí mà công ty đã phải chi trả trong suốt quá trình xuất khẩu. 3.2 Quy trình xuất khẩu cho lô hàng tấm quang điện mặt trời tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hải Phòng. 3.2.1 Thông tin về hàng hóa Hình 3.1: Tấm quang điện mặt trời (Nguồn: Internet) 64
  75. Tấm quang điện mặt trời có khả năng chuyển hóa quang năng của mặt trời thành điện năng. Nó được cấu tạo từ các tế bào quang điện đa tinh thể và đơn tinh thể có công suất từ 25W đến 175W, hiệu suất cao (16%-19%) và có tuổi thọ trung bình tương đối dài tầm 30 năm. Số lượng cells trên một tấm quang điện là 72 cells. Kích thước cells 5-6 inchs. Cells loại polycrystalline và monocrystalline. Nó không thể sản sinh điện liên tục do nó chỉ hoạt động khi có ánh nắng mặt trời chiếu vào. 3.2.1.1 Vật liệu và điều kiện chất xếp - Vật liệu: Tấm quang điện mặt trời chủ yếu được tạo ra từ nhiều các loại vật liệu khác nhau. Tuy nhiên thì nó được tạo ra từ silic là khá phổ biến. Ưu điểm của loại vật liệu này là số lượng để bỏ ra sản xuất một tấm quang điện mặt trời là rất ít chỉ cần 1% số nguyên liệu cần thiết để tạo ra tế bào. Silic còn có ưu điểm là giá thành rẻ, là loại vật liệu phổ biến trên thị trường. Ngày nay các nhà khoa học Mỹ đang nghiên cứu để tạo ra nhiều loại vật liệu có thể sử dụng để sản xuất tấm quang điện mặt trời để hướng tới một sản phẩm hữu ích với giá thành hợp lý. - Điều kiện chất xếp Mỗi tấm quang điện mặt trời đều được đóng trong một kiện gỗ riêng biệt trước khi xếp chúng vào trong container để vận chuyển. Do chúng có khung nhôm bọc xung quanh nên không thể xếp chồng được do tính chất của kim loại nhôm có độ cứng không cao. Vận chuyển trong container thường. 3.2.1.2 Độ bền và thông số kỹ thuật Tấm quang điện mặt trời có tuổi thọ cao. Trung bình là 30 năm. Bên cạnh đó thì trong suốt quá trình hoạt động rất ít khi xảy ra hư hại. Thêm vào đó chi phí để tu sửa cũng khá là thấp. 65
  76. Hình 3.2: Cấu hình tiêu biểu của hệ thống tấm quang điện mặt trời (Nguồn:internet) Bảng 3.1: Thông số kỹ thuật của tấm quang điện mặt trời (Nguồn: Internet) STT Tên thiết bị Ghi chú 1 Solar cells panel Monocrystalline và Polycrystalline Lựa chọn tùy mức điện thế và công suất của hệ 2 Solar Regulator thống 3 DC-AC Inverter Dạng sóng ra : Step wave hoặc sine wave Battery (Ắc 4 Bình khô, kín khí không cần bảo dưỡng quy) 5 Khung, gá Chuyên dụng cho hệ thống 6 Dây cáp Chuyên dụng cho hệ thống ( ngoài trời và trong nhà) 7 Phụ kiện lắp đặt Linh , phụ kiện đồng bộ khác 3.2.1.3 Ứng dụng - Ô tô chạy bằng năng lượng mặt trời : một sản phẩm của các nhà sản xuất ô tô tại Thụy Sĩ. - Sản xuất Hidro. - Ứng dụng năng lượng vào nuôi tôm. 66